Termin wysłania faktury do KSeF wydaje się prosty: dokument jest gotowy, więc należy go przesłać do systemu. W praktyce trzeba jednak rozróżnić termin wystawienia faktury, datę jej wystawienia i termin przekazania do KSeF. Znaczenie ma również to, czy dokument powstaje online, w trybie offline24, czy podczas awarii systemu. Nie ma jednego terminu wysyłki, który pasuje do wszystkich tych sytuacji. Poniżej wyjaśniono, kiedy faktura powinna trafić do KSeF, co oznacza odrzucenie pliku i dlaczego samo zapisanie dokumentu w programie księgowym nie zamyka sprawy.

Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur został wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy co do zasady pozostałych przedsiębiorców, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń i rozwiązań przejściowych.

Do końca 2026 r. działa ułatwienie pozwalające wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł. Przy korzystaniu z tego rozwiązania trzeba pilnować limitu: obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje już przy fakturze, którą zostaje on przekroczony.

Nie każda faktura podlega jednak obowiązkowej wysyłce. Przykładowo faktury dla konsumentów nie są objęte obowiązkowym KSeF. Znaczenie mają również siedziba sprzedawcy, jego stałe miejsce prowadzenia działalności oraz rodzaj transakcji. Samo zwolnienie z VAT nie oznacza natomiast automatycznie zwolnienia z KSeF.

Termin wystawienia faktury a termin wysłania do KSeF

Najczęstsza pomyłka polega na traktowaniu KSeF jak archiwum, do którego można zbiorczo przesłać wcześniej wystawione dokumenty. Tymczasem w zwykłym trybie online przesłanie faktury jest elementem jej wystawienia, a nie późniejszym obowiązkiem sprawozdawczym.

Zwykły termin fakturowania nadal obowiązuje

Co do zasady fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Podobna ogólna reguła dotyczy otrzymania zaliczki, choć przepisy przewidują wyjątki zarówno od obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, jak i od podstawowego terminu.

Niektóre czynności mają własne zasady fakturowania. Dotyczy to między innymi usług budowlanych, najmu czy dostaw określonych mediów. Dlatego przed ustaleniem terminu wysyłki trzeba najpierw ustalić termin właściwy dla danej transakcji.

KSeF nie daje dodatkowych dni na wystawienie dokumentu. Jeżeli termin fakturowania upływa danego dnia, samo przygotowanie faktury w programie nie wystarczy. W trybie online trzeba skutecznie przekazać ją do systemu, a w dopuszczonym trybie offline prawidłowo wystawić ją zgodnie z zasadami tego trybu.

Przykładowo zwykła sprzedaż zrealizowana we wrześniu powinna zostać zafakturowana zasadniczo do 15 października. Nie oznacza to jednak, że fakturę wystawioną wcześniej w trybie offline24 można przetrzymać do tej daty. Dla takiego dokumentu biegnie osobny, znacznie krótszy termin przekazania do KSeF.

Termin wystawienia faktury odpowiada na pytanie, kiedy dokument ma powstać. Termin przekazania do KSeF określa, kiedy wystawiony poza systemem dokument musi do niego trafić.

Kiedy wysłać fakturę w zwykłym trybie online?

W trybie online faktura jest co do zasady uznawana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, pod warunkiem skutecznego przyjęcia przez system. Nie trzeba czekać z wysyłką do ostatniego dopuszczalnego dnia. Można przesłać dokument od razu po jego przygotowaniu i sprawdzeniu.

Istotna jest zgodność daty wskazanej w polu P_1 z rzeczywistym sposobem wystawienia dokumentu. Jeżeli w fakturze wskazano wcześniejszą datę niż dzień przesłania jej do systemu, zastosowanie mogą znaleźć zasady offline24. Nie należy więc dowolnie wpisywać wcześniejszych dat i traktować wysyłki jako neutralnej technicznie czynności.

W codziennej pracy najbezpieczniej połączyć zatwierdzenie faktury z jej wysłaniem oraz sprawdzeniem statusu. Pozostawienie dokumentu w kolejce programu księgowego nie oznacza jeszcze, że znalazł się on w KSeF.

Offline24, niedostępność i awaria — jakie są terminy?

Wystawienie dokumentu poza bieżącym połączeniem z KSeF jest dopuszczalne, ale nie oznacza pełnej swobody w wyborze daty wysyłki. Poszczególne tryby mają różne przesłanki i terminy.

Offline24: najpóźniej w następnym dniu roboczym

W trybie offline24 fakturę wystawia się elektronicznie, zgodnie z obowiązującą strukturą, a następnie przesyła do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Datą wystawienia jest data wskazana w polu P_1.

Z tego rozwiązania można korzystać również wtedy, gdy sam KSeF działa prawidłowo. Nie jest ono zastrzeżone wyłącznie dla awarii systemu. Pozwala obsłużyć na przykład przejściowy problem z połączeniem po stronie wystawcy.

Jeżeli faktura została wystawiona w piątek, termin przekazania jej do systemu przypada zasadniczo w poniedziałek, o ile jest to dzień roboczy. Nie jest to zatem sztywne 24 godziny liczone od chwili utworzenia dokumentu. Nazwa trybu może pod tym względem wprowadzać w błąd.

Trzeba też zadbać o prawidłowe udostępnienie dokumentu nabywcy, jeśli następuje ono poza KSeF. W odpowiednich przypadkach dochodzą wymagania dotyczące kodów QR i certyfikatu. Zwykły PDF wysłany e-mailem nie zastępuje automatycznie prawidłowej obsługi trybu offline.

Przy pozostałych trybach terminy wyglądają następująco:

• Ogłoszona niedostępność KSeF — fakturę należy przesłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.
• Ogłoszona awaria KSeF — na przekazanie faktury przewidziano 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
• Awaria całkowita — dla faktur wystawionych podczas takiej awarii obowiązują odrębne zasady; nie przesyła się ich później do KSeF.

Problemu z własnym internetem lub programem nie należy samodzielnie uznawać za ogłoszoną awarię KSeF. Dłuższy termin wynika z oficjalnego trybu awaryjnego, a nie z samego faktu, że wysyłka się nie udała.

Czy wysłana faktura może nie być wystawiona?

Tak. Odrzucenie pliku przez KSeF oznacza, że nie doszło do skutecznego wystawienia faktury ustrukturyzowanej w trybie online. Przyczyną może być na przykład niezgodność ze strukturą lub brak wymaganych danych. Sam komunikat programu „wysłano” nie daje jeszcze pewności, że dokument został przyjęty.

Po wysyłce trzeba sprawdzić wynik przetwarzania, nadanie numeru KSeF oraz możliwość pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Jeżeli dokument odrzucono, należy usunąć przyczynę błędu i ponowić wysyłkę. Przy dokumentach wystawionych offline trzeba dodatkowo uwzględnić zasady właściwe dla tego trybu.

Potwierdzenie przyjęcia faktury jest ważniejsze niż potwierdzenie rozpoczęcia wysyłki. To szczególnie istotne pod koniec terminu fakturowania.

Co zrobić, gdy termin już minął?

Przede wszystkim nie należy dalej odkładać wysyłki ani zmieniać dat tylko po to, żeby ukryć opóźnienie. Trzeba ustalić, czy dokument został już prawidłowo wystawiony offline, czy pozostał jedynie projektem w programie. Od tego zależy dalsze postępowanie.

Warto zachować komunikaty błędów, potwierdzenia prób wysyłki i informacje o ewentualnej niedostępności systemu. Pozwalają odtworzyć przebieg zdarzeń. Brak stosowania szczególnych administracyjnych kar pieniężnych KSeF w okresie przejściowym do końca 2026 r. nie oznacza, że terminy są dobrowolne ani że opóźnienie pozostaje bez znaczenia dla rozliczeń.

Najpraktyczniejsza zasada brzmi: wysyłać na bieżąco i kontrolować przyjęcie. Dla faktur online nie zostawiać wysyłki na ostatnią chwilę, a przy offline24 pilnować następnego dnia roboczego. Osobno trzeba monitorować dokumenty odrzucone — to one najłatwiej znikają z pola widzenia, choć nadal wymagają działania.