Jednoosobowa firma w Niemczech kusi prostotą. W praktyce najwięcej problemów sprawiają formalności i język urzędowy. Poniżej zebrano krok po kroku, co faktycznie trzeba zrobić i jakie decyzje podjąć, żeby legalnie prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą w Niemczech i nie wpaść od razu w problemy z urzędem skarbowym czy ubezpieczeniem.

Jednoosobowa działalność gospodarcza w Niemczech – co to tak naprawdę jest

W Niemczech klasyczna polska „jednoosobowa działalność” występuje w dwóch głównych wariantach:

• Gewerbe – działalność gospodarcza (handel, usługi, budowlanka, gastronomia itd.)
• Freiberufler – wolny zawód (np. programista, grafik, lekarz, doradca, tłumacz – pod pewnymi warunkami)

Obie formy to wciąż jedna osoba jako przedsiębiorca, ale różnią się formalnościami i podatkami. Gewerbe wymaga rejestracji w Gewerbeamt, wolny zawód zgłasza się bezpośrednio do Finanzamt (urząd skarbowy). Dodatkowo część zawodów rzemieślniczych podlega Handwerkskammer (izba rzemieślnicza).

W Niemczech nie powstaje nowa osoba prawna – przedsiębiorca jednoosobowy odpowiada za zobowiązania firmy całym majątkiem prywatnym.

Ten model jest jednak najtańszy i najszybszy w uruchomieniu, dlatego wybierany jest zarówno przez rzemieślników, jak i specjalistów IT czy freelancerów online.

Podstawowe warunki: kto może założyć firmę w Niemczech

Obywatel Polski jako obywatel UE ma prawo do swobody prowadzenia działalności w Niemczech. Kluczowe są głównie kwestie praktyczne: adres, meldunek i faktyczne miejsce wykonywania usług.

• Adres w Niemczech – w większości przypadków konieczny do rejestracji działalności (adres firmy, często tożsamy z adresem zamieszkania).
• Meldunek (Anmeldung) – zwykle wymagany, bo wiele urzędów wysyła korespondencję wyłącznie na niemiecki adres.
• Pobyt legalny – dla obywatela UE nie jest problemem, ale przy dłuższym pobycie opłaca się uregulować status (np. Anmeldung, ubezpieczenie zdrowotne).

Warto też z góry zdecydować, czy działalność ma być prowadzona:

• w całości w Niemczech (biuro, klienci, projekty),
• czy np. mieszkając w Polsce, ale z kontraktami na terenie Niemiec.

Od tego zależą kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe (np. czy opłacać składki w Polsce, czy w Niemczech, czy potrzebne jest zaświadczenie A1 itp.). Przy złożonych sytuacjach transgranicznych dobrze skonsultować się z doradcą podatkowym.

Wybór: Gewerbe czy Freiberufler

Najpierw trzeba ustalić, do której kategorii faktycznie pasuje planowana działalność.

Kiedy mowa o Gewerbe

Gewerbe obejmuje większość klasycznych biznesów: handel, usługi budowlane, sprzątanie, kosmetykę, gastronomię, e-commerce, transport, magazynowanie. Rejestracja odbywa się w Gewerbeamt właściwym dla miejsca prowadzenia firmy.

Część branż wymaga dodatkowych zezwoleń (np. gastronomia z alkoholem, transport pasażerski, ochrona). Rzemiosła (np. elektryk, hydraulik, murarz) często muszą być wpisane do Handwerksrolle poprzez Handwerkskammer – tam weryfikowane są kwalifikacje (np. dyplomy, doświadczenie zawodowe).

Gewerbe oznacza zazwyczaj obowiązek:

• płacenia Gewerbesteuer (podatek od działalności gospodarczej) po przekroczeniu pewnego zysku,
• przynależności do izby przemysłowo-handlowej IHK lub Handwerkskammer (składki).

Kiedy można być Freiberuflerem

Freiberufler dotyczy tzw. wolnych zawodów. Należą do nich m.in. zawody medyczne, doradcze, naukowe, artystyczne, niektóre zawody IT, tłumacze, nauczyciele. Kluczowe kryterium: praca oparta głównie na wiedzy specjalistycznej i osobistym świadczeniu usług, a nie na handlu czy produkcji.

Wolny zawód:

• nie wymaga rejestracji Gewerbe,
• nie płaci Gewerbesteuer,
• często ma uproszczoną księgowość.

Ostateczną decyzję, czy dana działalność kwalifikuje się jako freiberuflich, podejmuje Finanzamt. Na formularzu zgłoszeniowym warto dokładnie opisać rodzaj usług i przedstawić kwalifikacje (dyplomy, portfolio, certyfikaty).

Rejestracja jednoosobowej działalności krok po kroku

Zgłoszenie działalności (Gewerbeanmeldung lub zgłoszenie do Finanzamt)

Dla Gewerbe pierwszym etapem jest Gewerbeanmeldung w urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeamt). Zwykle można to załatwić:

• osobiście w urzędzie,
• online – zależnie od miasta/landu.

Potrzebne będą najczęściej:

• dowód osobisty lub paszport,
• potwierdzenie meldunku w Niemczech (nie zawsze wymagane, ale bardzo pomocne),
• w przypadku niektórych branż – pozwolenia, dyplomy, uprawnienia.

Po rejestracji wydawane jest Gewerbeschein – zaświadczenie o zarejestrowaniu działalności. Opłata wynosi zazwyczaj ok. 20–60 euro w zależności od gminy.

W przypadku Freiberufler rejestracja odbywa się poprzez wysłanie do Finanzamt tzw. Anmeldung der selbständigen Tätigkeit, coraz częściej w formie elektronicznej (formularz „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”). Gewerbeamt nie jest wtedy potrzebne.

Formularz do Finanzamt – „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”

Ten formularz to kluczowy dokument dla każdej jednoosobowej działalności. Na jego podstawie urząd skarbowy przydziela:

• Steuernummer – numer podatkowy dla firmy,
• status podatnika VAT (Umsatzsteuer),
• ewentualne zaliczki na podatek dochodowy.

W formularzu podaje się m.in. planowane obroty i zyski. Na początku trudno je oszacować, ale warto postarać się o choćby realistyczne widełki – od tego zależy, czy urząd nałoży od razu zaliczki na podatek. Na tym etapie deklaruje się również, czy firma korzysta z Kleinunternehmerregelung, czyli zwolnienia z VAT.

Podatki w jednoosobowej działalności w Niemczech

Podatek dochodowy (Einkommensteuer)

Dochody z działalności jednoosobowej trafiają do prywatnego zeznania podatkowego jako Einkünfte aus Gewerbebetrieb (dla Gewerbe) lub Einkünfte aus selbständiger Arbeit (dla Freiberufler). Nie ma odrębnego podatku „firmowego” – zysk firmy zwiększa dochód prywatny.

Obowiązuje skala podatkowa, a roczne rozliczenie składa się na formularzach Elster (online). Do zeznania dołączany jest EÜR – uproszczone zestawienie przychodów i kosztów (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), dopóki firma nie przekroczy określonych progów i nie przejdzie na pełną księgowość (Bilanzierung).

VAT (Umsatzsteuer) i status Kleinunternehmer

Przy zakładaniu firmy trzeba zdecydować, czy korzystać z Kleinunternehmerregelung (§19 UStG). Uprawnia ona do niestosowania VAT na fakturach, jeśli spełnione są warunki:

• obrót w poprzednim roku nie przekroczył 22 000 euro (dla nowej firmy – przewidywany obrót w pierwszym roku),
• obrót w bieżącym roku nie przekroczy 50 000 euro.

Kleinunternehmer:

• nie dolicza VAT do faktur,
• nie odlicza VAT z kosztów,
• ma prostsze obowiązki rozliczeniowe.

Jeżeli przewidywani klienci to głównie firmy VAT-owcy, często bardziej opłaca się zostać normalnym podatnikiem VAT, bo klienci i tak odliczą podatek, a przedsiębiorca zyska prawo do odliczania VAT od zakupów (narzędzia, samochód, sprzęt komputerowy).

Decyzja o statusie VAT podjęta przy zakładaniu firmy ma skutki na kolejne lata – zmiana możliwa jest dopiero po określonym czasie lub po przekroczeniu progów obrotu.

Gewerbesteuer – podatek od działalności gospodarczej

Dotyczy wyłącznie Gewerbe, nie obowiązuje Freiberuflerów. Płacony jest od zysku (nie od obrotu), ale tylko powyżej 24 500 euro zysku rocznie. Stawka zależy od gminy (Hebesatz) i często wynosi efektywnie 7–17%.

Część Gewerbesteuer odlicza się od podatku dochodowego, więc nie jest to „drugi pełny podatek”, ale przy wyższych zyskach realne obciążenie rośnie. Dla małych firm o umiarkowanych dochodach często nie przekracza to akceptowalnego poziomu.

Ubezpieczenie zdrowotne i społeczne przedsiębiorcy

Ubezpieczenie zdrowotne (Krankenversicherung)

W Niemczech ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowe. Dla jednoosobowej działalności są dwa główne warianty:

• GKV – gesetzliche Krankenversicherung (publiczne),
• PKV – private Krankenversicherung (prywatne).

Samozatrudniony zwykle sam wybiera kasę chorych (np. AOK, TK, Barmer) lub ubezpieczyciela prywatnego. Składki w GKV zależą od dochodu, ale mają minimalny próg – dlatego nawet przy niskich realnych zarobkach miesięczna składka potrafi być wysoka. To jedna z największych pozycji w budżecie początkującego przedsiębiorcy.

Osoby prowadzące działalność transgraniczną (np. mieszkające w Polsce, pracujące czasowo w Niemczech) muszą dodatkowo sprawdzić przepisy koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE – czasem możliwe jest pozostanie w polskim ZUS przy spełnieniu warunków i posiadaniu formularza A1.

Emerytura i inne ubezpieczenia

Obowiązkowa Rentenversicherung (ubezpieczenie emerytalne) dotyczy tylko wybranych grup samozatrudnionych (np. niektórzy rzemieślnicy, artyści, nauczyciele na własny rachunek). W wielu przypadkach składki emerytalne są dobrowolne, choć z punktu widzenia bezpieczeństwa finansowego warto je rozważyć.

Dodatkowo popularne są:

• Betriebshaftpflichtversicherung – ubezpieczenie OC firmy,
• Berufshaftpflicht – OC zawodowe dla wybranych profesji (np. doradcy, architekci),
• dobrowolne ubezpieczenie od niezdolności do pracy (Berufsunfähigkeitsversicherung).

Nie wszystkie są obowiązkowe, ale przy działalności z realnym ryzykiem szkód (budowlanka, usługi u klienta) brak OC może być bardzo ryzykowny finansowo.

Księgowość, faktury i obowiązki na co dzień

Samozatrudniony w Niemczech nie musi korzystać z biura rachunkowego, ale przy słabszej znajomości języka i przepisów współpraca ze Steuerberaterem często oszczędza nerwy i pieniądze.

Podstawowe obowiązki księgowe w jednoosobowej działalności:

• prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów (Einnahmen-Überschuss-Rechnung),
• przechowywanie dokumentów (faktur, umów) przez co najmniej 10 lat,
• wystawianie faktur zgodnie z wymogami (dane przedsiębiorcy, Steuernummer lub USt-IdNr, data, numer faktury, zakres usług, stawka VAT lub adnotacja o Kleinunternehmer),
• składanie deklaracji VAT (miesięcznych, kwartalnych lub rocznych – zależnie od obrotu i statusu).

Dobrą praktyką na start jest korzystanie z prostego oprogramowania do faktur i księgowości (również z polskim interfejsem), które generuje poprawne dokumenty i pliki do przesłania przez Elster.

W Niemczech urząd skarbowy przywiązuje dużą wagę do formalnej poprawności faktur. Błędne dokumenty mogą prowadzić do problemów z odliczeniem VAT i korekt rozliczeń.

Typowe błędy przy zakładaniu jednoosobowej działalności w Niemczech

Na koniec warto zwrócić uwagę na kilka pułapek, które powtarzają się u nowych przedsiębiorców:

• rejestracja Gewerbe zamiast Freiberufler (lub odwrotnie) bez analizy, co potem komplikuje relacje z Finanzamt,
• brak jasnej decyzji co do Kleinunternehmerregelung – wybór „na chybił trafił” bez policzenia skutków dla VAT,
• ignorowanie obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego i odkładanie tego „na później”,
• praca „na czarno” przez kilka miesięcy, a dopiero potem próba zalegalizowania działalności,
• brak rezerw na podatki i składki – wszystko wydawane jak „netto do kieszeni”.

Jednoosobowa działalność gospodarcza w Niemczech sama w sobie nie jest skomplikowana. Najwięcej problemów nie wynika z formalności przy zakładaniu, ale z niedopilnowania podatków, ubezpieczenia i księgowości w pierwszym roku. Im wcześniej uporządkuje się te kwestie, tym spokojniej można skupić się na zdobywaniu klientów zamiast na tłumaczeniu się urzędnikom.