Po zakupie mieszkania, odziedziczeniu domu albo nabyciu działki pozostaje jeszcze obowiązek wobec gminy: trzeba zgłosić nieruchomość do opodatkowania. Prawidłowe wypełnienie IN-1 pozwala uniknąć błędnego naliczenia podatku, zwłaszcza gdy powierzchnia z aktu notarialnego różni się od powierzchni przyjmowanej do rozliczenia. Poniżej wyjaśniono, jak wypełnić IN-1, jakie dokumenty przygotować i które załączniki dołączyć. Osobno omówiono pomiar pomieszczeń, współwłasność oraz termin złożenia informacji. Na formularzu nie oblicza się podatku — jego wysokość ustala urząd w decyzji.

1. Kto składa IN-1 i w jakim terminie?

IN-1 jest informacją o nieruchomościach i obiektach budowlanych składaną przez osoby fizyczne. Obowiązek dotyczy przede wszystkim właścicieli nieruchomości, użytkowników wieczystych gruntów oraz posiadaczy samoistnych. Obejmuje również określonych w ustawie posiadaczy nieruchomości należących do Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego.

Informację składa się w ciągu 14 dni od wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego lub zmianę wysokości opodatkowania. Taką okolicznością jest np. zakup działki, sprzedaż mieszkania albo zmiana sposobu wykorzystywania części budynku. Podstawę stanowi art. 6 ust. 6 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.

Akt notarialny nie zastępuje IN-1. Przekazanie informacji przez notariusza do urzędu nie zwalnia podatnika z obowiązku złożenia formularza.

Przy zwykłym zakupie istniejącej nieruchomości obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo od pierwszego dnia następnego miesiąca. Jeżeli zakup nastąpił 12 marca, opodatkowanie nowego właściciela rozpoczyna się zasadniczo 1 kwietnia. Dla nowo wybudowanych budynków obowiązują odrębne zasady, dlatego daty rozpoczęcia opodatkowania nie należy automatycznie utożsamiać z datą zakupu.

2. Jakie dokumenty przygotować przed wypełnieniem formularza?

Powierzchni gruntu i budynku nie ustala się na podstawie tego samego dokumentu. Dane działki należy sprawdzić przede wszystkim w ewidencji gruntów i budynków, a powierzchnię użytkową budynku ustalić według zasad podatkowych. Sam metraż z ogłoszenia sprzedaży nie wystarcza.

Przed rozpoczęciem wypełniania warto przygotować:

• akt notarialny, prawomocne postanowienie sądu lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia — do ustalenia tytułu prawnego i daty zdarzenia;
• dane ewidencyjne nieruchomości — numer działki, obręb, powierzchnię i oznaczenie użytków;
• numer księgi wieczystej oraz informacje o udziale w nieruchomości wspólnej;
• rzut lub pomiary pomieszczeń, w tym piwnicy, garażu i poddasza;
• dane współwłaścicieli, jeżeli nieruchomość należy do więcej niż jednej osoby.

Formularz należy pobrać z podatki.gov.pl albo strony właściwej gminy. IN-1 dotyczy podatku od nieruchomości. Grunty podlegające podatkowi rolnemu lub leśnemu wykazuje się odpowiednio w IR-1 lub IL-1; jedna zakupiona nieruchomość gruntowa może wymagać sprawdzenia kilku rodzajów użytków.

3. Jak wypełnić IN-1: urząd, cel złożenia i dane podatnika

Właściwy urząd i powód złożenia informacji

IN-1 składa się do gminy, na której terenie znajduje się nieruchomość. Nie decyduje adres zamieszkania właściciela. Osoba mieszkająca w Krakowie, która kupiła mieszkanie w Gdańsku, zgłasza je organowi podatkowemu w Gdańsku.

W części dotyczącej organu podatkowego wpisuje się właściwego wójta, burmistrza albo prezydenta miasta. Nazwę najlepiej przepisać z instrukcji opublikowanej na stronie gminy.

Następnie wskazuje się cel złożenia: pierwszą informację albo korektę informacji. Korektę składa się m.in. po wykryciu błędnej powierzchni lub zmianie danych wpływających na opodatkowanie. Trzeba również podać datę, od której informacja lub korekta obowiązuje, zgodnie z opisem pola i zasadami powstania obowiązku podatkowego.

Przy zakupie istniejącego lokalu nie należy bezrefleksyjnie wpisywać daty podpisania aktu do każdego pola dotyczącego daty. Data zdarzenia i data obowiązywania informacji nie zawsze są identyczne. W razie wątpliwości warto podać urzędowi datę aktu i potwierdzić sposób wypełnienia konkretnej rubryki.

Dane osobowe i rodzaj podmiotu

W części identyfikacyjnej podaje się m.in. imię, nazwisko, identyfikator podatkowy oraz adres. PESEL stosuje osoba objęta rejestrem PESEL, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT. W pozostałych przypadkach właściwy jest zasadniczo NIP.

Adres zamieszkania trzeba odróżnić od adresu opodatkowanej nieruchomości. Zakup mieszkania na wynajem nie oznacza, że jego adres staje się adresem zamieszkania właściciela.

W polu określającym rodzaj podmiotu zaznacza się status zgodny ze stanem prawnym, np. właściciel, współwłaściciel albo użytkownik wieczysty. Udział wynoszący 1/2 oznacza współwłasność, a nie wyłączną własność połowy fizycznej powierzchni lokalu.

Adres do korespondencji należy uzupełnić, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania. Numer telefonu lub e-mail ułatwia wyjaśnienie błędów, ale nie zastępuje prawidłowego adresu do doręczeń.

4. Jak wpisać grunty, budynki i powierzchnię użytkową?

W IN-1 wykazuje się podstawy opodatkowania, a nie samodzielnie obliczony podatek. Grunty podaje się w jednostkach wskazanych w formularzu, budynki według powierzchni użytkowej w m², a budowle objęte opodatkowaniem według właściwej podstawy wartościowej.

Działkę należy przyporządkować do odpowiedniej kategorii, np. gruntów związanych z działalnością gospodarczą lub gruntów pozostałych. Powierzchni działki nie pomniejsza się o obrys domu: grunt pod budynkiem również wchodzi do powierzchni gruntu podlegającej opodatkowaniu.

Pomiar budynku: progi 1,40 m i 2,20 m

Powierzchnię użytkową do podatku mierzy się po wewnętrznej długości ścian na wszystkich kondygnacjach. Nie wlicza się powierzchni klatek schodowych i szybów dźwigowych. Za kondygnacje ustawa uznaje również m.in. piwnice, garaże podziemne, sutereny i poddasza użytkowe.

Wysokość pomieszczenia decyduje o tym, jaka część powierzchni zostanie uwzględniona. Zasady wynikają z art. 4 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Przy poddaszu ze skosami trzeba osobno zmierzyć strefy wysokości. Pomieszczenie o powierzchni podłogi 30 m² nie musi więc oznaczać 30 m² powierzchni użytkowej do podatku.

Jeżeli formularz zawiera osobne rubryki dla powierzchni o wysokości od 1,40 m do 2,20 m, należy stosować opis tych pól. Nie wolno dwukrotnie zastosować pomniejszenia o 50%: raz podczas obliczania powierzchni i drugi raz przy jej wykazywaniu.

Budynki mieszkalne, garaże i powierzchnie zajęte na działalność gospodarczą wymagają prawidłowego przypisania do kategorii. Samo zarejestrowanie firmy pod adresem mieszkania nie oznacza automatycznie opodatkowania całego lokalu stawką dla działalności gospodarczej.

5. Jakie załączniki do IN-1 dołączyć przy współwłasności i zwolnieniu?

Załączniki ZIN-1, ZIN-2 i ZIN-3 mają różne funkcje. Ich liczby wpisuje się w odpowiedniej części formularza głównego.

• ZIN-1 — dane o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu, m.in. identyfikacja nieruchomości.
• ZIN-2 — dane o przedmiotach opodatkowania zwolnionych z podatku; trzeba wskazać podstawę zwolnienia.
• ZIN-3 — dane pozostałych podatników, np. współwłaściciela uwzględnianego we wspólnej informacji.

Przy współwłasności nie należy automatycznie mnożyć powierzchni przez udział. Dla zwykłej współwłasności obowiązują zasady odpowiedzialności solidarnej, natomiast dla nieruchomości wspólnej związanej z wyodrębnionym lokalem oraz określonych garaży stosuje się szczególne rozwiązania. Udział 1/2 nie jest zatem uniwersalnym poleceniem wpisania połowy metrażu.

Zwolnienie z podatku nie oznacza automatycznie zwolnienia ze złożenia informacji. Przedmiot objęty zwolnieniem wykazuje się z odpowiednią podstawą prawną.

6. Jak podpisać i złożyć IN-1?

Informacja papierowa wymaga podpisu podatnika lub prawidłowo umocowanego pełnomocnika. Przy wspólnym składaniu dokumentów trzeba sprawdzić wymagane podpisy współpodatników. Samo wpisanie drugiej osoby w ZIN-3 nie upoważnia do podpisania dokumentów w jej imieniu.

IN-1 można złożyć w urzędzie, wysłać pocztą albo przekazać elektronicznie przez kanał udostępniony dla tej usługi przez właściwą gminę. Przy wysyłce elektronicznej należy zachować urzędowe potwierdzenie odbioru lub przedłożenia. Zwykły e-mail ze skanem nie jest równoważny prawidłowemu wniesieniu informacji.

Przed wysłaniem trzeba porównać sumy powierzchni, sprawdzić załączniki i podpisy. Osoba fizyczna płaci podatek na podstawie decyzji gminy; zasadnicze terminy rat to 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada. Gdy roczna kwota nie przekracza 100 zł, podatek jest płatny jednorazowo w terminie pierwszej raty.

Najczęstsze pytania

Czy IN-1 trzeba składać co roku?

IN-1 nie składa się corocznie, jeżeli nie nastąpiła zmiana wymagająca aktualizacji informacji. Nowy dokument lub korekta jest potrzebna po zdarzeniu wpływającym na obowiązek podatkowy albo wysokość podatku.

Czy do IN-1 trzeba dołączyć akt notarialny?

Akt notarialny nie jest standardowym załącznikiem ZIN do informacji. Urząd może jednak zażądać dokumentów lub wyjaśnień potrzebnych do ustalenia stanu faktycznego.

Jak poprawić błędną powierzchnię w złożonym IN-1?

Należy złożyć korektę informacji z prawidłowymi danymi oraz właściwymi załącznikami. Jeśli błąd dotyczy wcześniejszych okresów, trzeba wskazać, od kiedy prawidłowa powierzchnia powinna być uwzględniana.

Czy po sprzedaży mieszkania trzeba złożyć IN-1?

Tak, sprzedaż należy zgłosić właściwej gminie w terminie 14 dni. Informacja pozwala uwzględnić wygaśnięcie obowiązku podatkowego sprzedającego w odpowiednim okresie.