Druk KP, czyli dowód wpłaty gotówkowej, to jeden z podstawowych dokumentów używanych w obrocie gospodarczym. Jest on niezbędny do udokumentowania przyjęcia gotówki przez przedsiębiorcę lub firmę. Prawidłowo wypełniony druk KP stanowi potwierdzenie wpłaty i jest dowodem księgowym, który należy przechowywać przez określony przepisami czas.

Dokument KP powinien zawierać kilka kluczowych elementów: numer dokumentu, datę wpłaty, dane wpłacającego oraz przyjmującego wpłatę, kwotę wpłaty (zarówno cyfrowo, jak i słownie), a także tytuł wpłaty. Każdy druk KP musi być opatrzony podpisem osoby przyjmującej gotówkę, co potwierdza fakt dokonania transakcji.

Poprawne wypełnienie druku KP jest istotne z punktu widzenia rachunkowości i przepisów podatkowych. Dokument ten jest często kontrolowany podczas audytów finansowych i kontroli skarbowych, dlatego warto zadbać o jego prawidłowe wypełnienie oraz przechowywanie. Poniżej przedstawiamy wzór druku KP wraz z instrukcją jego wypełnienia.

Jak prawidłowo wypełnić druk KP – szczegółowa instrukcja

Druk KP (Kasa Przyjmie) to fundamentalny dokument finansowy stosowany w działalności gospodarczej. Prawidłowe wypełnienie tego dokumentu stanowi podstawę rzetelnej księgowości i jest niezbędne podczas kontroli skarbowych. Poniżej znajdziesz kompleksową instrukcję, jak krok po kroku wypełnić każdy element druku KP.

Elementy nagłówkowe druku KP

Numer dokumentu – każdy druk KP wymaga unikalnego oznaczenia. Najczęściej stosuje się chronologiczną numerację w obrębie roku kalendarzowego, np. KP 001/2023, KP 002/2023 itd. Konsekwentne numerowanie dokumentów ułatwia późniejsze wyszukiwanie i porządkowanie dokumentacji.

Data i miejscowość – zawsze wpisuj faktyczną datę przyjęcia gotówki oraz miejscowość, w której dokonano transakcji. Te informacje mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego ujęcia operacji w księgach rachunkowych oraz dla celów podatkowych.

Dane wpłacającego i cel wpłaty

W sekcji „Od kogo otrzymano” wpisz kompletne dane osoby lub podmiotu dokonującego wpłaty. Dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wystarczy imię i nazwisko, natomiast w przypadku firm należy podać pełną nazwę zgodną z oficjalnym rejestrem.

Pole „Adres wpłacającego” powinno zawierać pełny adres z ulicą, numerem budynku/lokalu, kodem pocztowym i miejscowością. Dokładne dane adresowe są szczególnie istotne przy transakcjach między podmiotami gospodarczymi i stanowią element weryfikacji kontrahenta.

W polu „Tytułem” precyzyjnie określ cel wpłaty, np. „Zapłata za fakturę nr FV/2023/05/123”, „Zaliczka na poczet usługi montażowej”, „Wpłata gotówkowa na konto firmowe” itp. Im bardziej szczegółowy opis, tym łatwiejsza późniejsza identyfikacja i księgowanie operacji.

Kwota wpłaty

Kwotę należy zapisać dwojako:

• Cyfrowo – w polu „Kwota zł” zapisz kwotę używając cyfr, z zachowaniem odpowiedniego formatu (np. 1.230,00 lub 1 230,00). Pamiętaj o konsekwentnym stosowaniu separatorów dziesiętnych i tysięcznych.
• Słownie – w polu „Słownie złotych” zapisz kwotę literami, dodając na końcu określenie groszy jako ułamek setny (np. „Jeden tysiąc dwieście trzydzieści złotych 00/100”). W przypadku braku groszy, nadal zapisujemy „00/100”.

Obie kwoty muszą być ze sobą zgodne – jakiekolwiek rozbieżności między zapisem cyfrowym a słownym mogą podważyć ważność dokumentu i wywołać komplikacje podczas kontroli skarbowej.

Podpisy na dokumencie KP

Druk KP wymaga złożenia dwóch podpisów:

• Podpis wystawcy – osoby, która przygotowała dokument KP
• Podpis osoby przyjmującej – kasjera lub innej osoby upoważnionej do przyjmowania gotówki w imieniu firmy

W małych przedsiębiorstwach często ta sama osoba wystawia dokument i przyjmuje gotówkę – wówczas składa ona podpis w obu miejscach. Brak któregokolwiek z podpisów może skutkować zakwestionowaniem dokumentu podczas kontroli.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu druku KP

Podczas wypełniania druków KP przedsiębiorcy często popełniają następujące błędy:

• Brak ciągłości numeracji lub stosowanie nieprawidłowych schematów numerowania
• Pomijanie lub niepełne wpisywanie danych wpłacającego
• Zbyt ogólnikowe określenie tytułu wpłaty (np. samo „wpłata” bez wskazania konkretnego celu)
• Niezgodność między kwotą zapisaną cyfrowo a słownie
• Brak wymaganych podpisów lub złożenie ich przez osoby nieupoważnione
• Nieprawidłowe dokonywanie korekt – wszelkie poprawki należy wprowadzać poprzez czytelne przekreślenie błędnej informacji jedną linią, wpisanie poprawnej wersji oraz opatrzenie zmiany datą i parafką osoby dokonującej korekty

Przechowywanie dowodów wpłaty KP

Dowody wpłaty KP podlegają obowiązkowi archiwizacji przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, czyli minimum 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku kontroli skarbowej brak właściwie wypełnionych i przechowywanych druków KP może skutkować zakwestionowaniem transakcji oraz nałożeniem kar finansowych.

Pamiętaj, że druk KP powinien być sporządzony w co najmniej dwóch egzemplarzach – oryginał przekazywany jest wpłacającemu jako potwierdzenie dokonania wpłaty, a kopia pozostaje w dokumentacji firmy przyjmującej środki. W dobie cyfryzacji warto również rozważyć zeskanowanie dokumentów i utworzenie elektronicznego archiwum jako dodatkowego zabezpieczenia na wypadek zniszczenia lub zgubienia papierowych oryginałów.

Prawidłowo wypełnione i przechowywane druki KP stanowią nie tylko wymóg formalny, ale także zabezpieczenie interesów firmy w przypadku ewentualnych sporów z klientami czy organami podatkowymi. Dlatego warto poświęcić czas na ich staranne przygotowanie i systematyczne archiwizowanie.