Przez lata w wielu firmach funkcjonowało proste podejście: skoro 3 maja to święto, nikt nie pracuje, a jeśli ktoś zostaje, „dogada się” z szefem co do odbioru dnia wolnego. Dziś takie luźne ustalenia coraz częściej kończą się problemami przy kontrolach PIP i sporach z pracownikami. 3 maja to ustawowe święto, którego zasady dotyczące pracy i wynagradzania są precyzyjnie opisane w Kodeksie pracy, a nie „zwyczajowo ustalane”. Zmiana podejścia jest konieczna, bo regulacje są coraz dokładniej egzekwowane, a pracownicy lepiej znają swoje prawa. Warto uporządkować temat, zanim pojawi się kontrola lub pierwszy pozew.

Status 3 maja w prawie pracy

3 maja, czyli Święto Konstytucji 3 Maja, jest świętem państwowym określonym w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy. Dla prawa pracy oznacza to jedno: dzień ustawowo wolny od pracy, z którym trzeba się liczyć przy planowaniu czasu pracy, grafików i wynagrodzeń.

Dla pracodawcy przekłada się to na wymiar czasu pracy z art. 130 Kodeksu pracy. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym wypada święto w innym dniu niż niedziela, wymiar czasu pracy obniża się o 8 godzin. Dotyczy to także 3 maja, niezależnie od tego, w jaki dzień tygodnia przypada.

3 maja zawsze obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, jeśli przypada w dzień inny niż niedziela – nawet jeśli jest to sobota lub inny dzień, który w firmie i tak jest wolny od pracy.

Jeśli firma pracuje od poniedziałku do piątku, a 3 maja wypada np. w sobotę, pracownikom należy z tego tytułu oddać dodatkowy dzień wolny w okresie rozliczeniowym. Nie jest to „bonus”, tylko wymóg wynikający wprost z przepisów.

Czy 3 maja można pracować – ogólna zasada

Z perspektywy Kodeksu pracy 3 maja jest traktowany tak samo jak inne święta ustawowo wolne od pracy (np. 1 maja, 15 sierpnia, 1 listopada). Ogólna zasada jest prosta: praca w święto jest co do zasady zakazana, chyba że chodzi o przypadki wskazane w art. 151¹⁰ Kodeksu pracy.

Do wyjątków, w których dopuszczalna jest praca 3 maja, należą m.in. prace:

• w systemie pracy ciągłej,
• przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób,
• w zakładach opieki zdrowotnej i służbach ratowniczych,
• w transporcie i komunikacji,
• przy niezbędnych remontach, usuwaniu awarii,
• w gastronomii, hotelarstwie i turystyce,
• w rolnictwie, hodowli, przy pracach niezbędnych ze względu na technologię produkcji.

W praktyce oznacza to, że w wielu branżach – szczególnie usługowych – praca 3 maja jest możliwa, ale nie na zasadzie „kto chce, ten przyjdzie”, tylko w ściśle określonych sytuacjach i z odpowiednią rekompensatą.

Praca 3 maja w różnych systemach i branżach

Praca w systemach zmianowych i ciągłych

W zakładach działających w systemie pracy zmianowej lub ciągłej (np. produkcja, energetyka, ciepłownie, logistyka) 3 maja obsadza się zmiany normalnie, ale z zachowaniem reguł dla pracy w święta.

Co istotne, jeżeli harmonogram przewiduje zmianę 3 maja, a praca mieści się w przeciętnej normie czasu pracy w okresie rozliczeniowym, nie są to z automatu nadgodziny. To normalne godziny pracy, ale wykonywane w święto, za które należy się rekompensata określona w art. 151¹¹ Kodeksu pracy (dzień wolny lub dodatek).

Pracodawca nie musi tworzyć „specjalnych” grafików tylko dlatego, że wypada święto, ale musi tak zaplanować czas pracy, by zgadzał się wymiar godzin w całym okresie rozliczeniowym oraz by pracownik miał zapewnione nieprzerwane odpoczynki dobowe i tygodniowe.

Praca 3 maja w handlu

Osobnym tematem jest praca w handlu. Ustawa o ograniczeniu handlu w niedziele i święta wprowadza zakaz handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem w święta, w tym 3 maja. Dotyczy to zarówno dużych sklepów, jak i większości mniejszych placówek.

Wyjątki są w ustawie wymienione wprost – mogą pracować m.in.:

• stacje paliw płynnych,
• placówki na dworcach, jeśli sprzedaż jest związana z obsługą podróżnych,
• apteki i punkty apteczne,
• placówki pocztowe, jeśli spełniają warunki z ustawy,
• małe sklepy, jeśli sprzedaż prowadzi sam właściciel (bez pracowników na etacie).

Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę w zwykłych sklepach nie powinni wykonywać pracy 3 maja. Naruszenie tego zakazu to ryzyko wysokich kar pieniężnych dla pracodawcy.

Wynagrodzenie za 3 maja – kiedy płaci się, a kiedy oddaje dzień wolny

Jeśli 3 maja jest dla pracownika dniem wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy (np. stały grafik pon.–pt., a 3 maja wypada w środę), pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia jak za zwykły dzień roboczy. Nie trzeba nic „uzupełniać” – jest to normalny element rozliczenia czasu pracy.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik wykonuje pracę 3 maja. Wtedy wchodzą w grę dwie formy rekompensaty, które nie są dowolne – sposób zależy od tego, czy praca była w normalnym rozkładzie czy w godzinach nadliczbowych.

Dzień wolny zamiast dodatku czy dodatek 100%?

Jeżeli praca 3 maja wykonywana jest w granicach obowiązującego wymiaru czasu pracy (czyli nie są to nadgodziny), zasadą jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy w tym samym okresie rozliczeniowym. Potwierdza to art. 151¹¹ § 1 Kodeksu pracy.

Dopiero jeżeli z przyczyn obiektywnych nie uda się udzielić dnia wolnego (a trzeba to umieć realnie uzasadnić), należy wypłacić dodatek 100% do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w święto. Nie jest to swobodny wybór pracodawcy na zasadzie „albo dzień wolny, albo kasa według uznania” – ustawodawca stawia na pierwszym miejscu rekompensatę w naturze, czyli czas wolny.

Jeśli praca 3 maja była jednocześnie pracą nadliczbową (np. w zakładzie nie było zaplanowanej zmiany, a pracownik został wezwany do awarii), przysługuje zarówno czas wolny za nadgodziny, jak i dodatek 100% z tytułu pracy w święto. To dwa różne tytuły do rekompensaty.

Przy wynagrodzeniu miesięcznym zasadniczym załoga często nie widzi „dodatkowego” wynagrodzenia, bo pojawia się ono w postaci dodatków do wynagrodzenia zasadniczego w danym miesiącu. Warto to uczciwie i przejrzyście komunikować, by uniknąć nieporozumień.

3 maja a forma zatrudnienia – etat, zlecenie, B2B

Opisane wyżej zasady dotyczą wyłącznie pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli zatrudnionych na umowę o pracę. Przy umowach cywilnoprawnych i B2B sytuacja wygląda inaczej, choć przepisy o handlu nadal ograniczają możliwość pracy w święta w sklepach.

Przy umowie zlecenia czy kontrakcie B2B:

• nie obowiązują normy czasu pracy z Kodeksu pracy,
• nie ma ustawowej „dopłaty” za święta,
• można umówić się na pracę 3 maja, o ile nie narusza to szczególnych ustaw (np. zakazu handlu).

W praktyce wiele firm próbuje obchodzić zakazy, „przerzucając” pracę w święta z etatu na zlecenia lub B2B. Jest to ryzykowne – PIP bada, czy nie dochodzi do pozornego zatrudnienia cywilnoprawnego w miejsce stosunku pracy. Jeśli w rzeczywistości zleceniobiorca pracuje jak etatowiec (stałe godziny, pod nadzorem, w miejscu pracy pracodawcy), istnieje duże ryzyko przekwalifikowania takiej umowy.

Planowanie grafiku i nadgodzin wokół 3 maja

Najwięcej problemów z 3 maja pojawia się nie wtedy, gdy ktoś świadomie planuje pracę w święto, ale gdy firmie „rozjeżdża się” czas pracy w okresie rozliczeniowym. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka praktycznych kwestii:

1. Przy tworzeniu grafików na miesiąc, w którym wypada 3 maja, trzeba sprawdzić wymiar czasu pracy z art. 130 Kodeksu pracy i dopiero potem rozpisywać zmiany.
2. Jeżeli 3 maja wypada w inny dzień niż niedziela, w systemie pon.–pt. trzeba zaplanować dodatkowy dzień wolny w tym okresie rozliczeniowym.
3. Nie warto „wciskać” nadgodzin tuż przed lub po 3 maja, licząc, że nikt nie zauważy. Systemowe przeciążanie pracowników w okolicach świąt to prosta droga do skarg i kontroli.
4. W firmach zmianowych konieczne jest pilnowanie odpoczynku tygodniowego – pracownik powinien mieć co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu, najlepiej obejmującego niedzielę.

Przy dłuższych okresach rozliczeniowych (np. 3- lub 4-miesięcznych) temat bywa niedoceniany. Tymczasem błędne zaplanowanie jednego święta na początku okresu może skutkować nieprawidłowościami w całym cyklu.

Konsekwencje nieprawidłowej pracy 3 maja

Naruszenia przepisów dotyczących pracy w święta nie są traktowane przez inspekcję „symbolicznie”. Za złamanie przepisów o czasie pracy (w tym pracy w święta bez podstawy lub bez prawidłowej rekompensaty) pracodawcy grozi grzywna od 1 000 do 30 000 zł zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy.

Jeżeli dochodzi do naruszenia także ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta, wchodzą w grę dodatkowe sankcje – w tym kolejne kary pieniężne, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialność wykroczeniowa osoby odpowiedzialnej za organizację pracy.

Ryzyko jest nie tylko finansowe. Pracownicy coraz częściej korzystają z pomocy prawnej i zgłaszają roszczenia o:

• wypłatę zaległych dodatków 100%,
• udzielenie należnych dni wolnych,
• odszkodowanie za naruszenie przepisów o czasie pracy.

Spór o jedno święto rzadko kończy się na tym jednym dniu. Kontrola grafiku z ostatnich miesięcy czy nawet lat potrafi ujawnić cały ciąg nieprawidłowości. Dlatego lepiej od początku traktować 3 maja jak normalnie regulowany dzień świąteczny, a nie „przyjemny wyjątek od reguł.

Podsumowanie – jak rozsądnie podejść do 3 maja w firmie

Dla firmy 3 maja to nie tylko kwestia kalendarza, ale element systemu czasu pracy i wynagrodzeń. W praktyce warto trzymać się kilku prostych zasad: prawidłowo policzyć wymiar czasu pracy, planować grafiki z uwzględnieniem święta, dopuszczać pracę tylko tam, gdzie faktycznie pozwala na to Kodeks pracy, oraz konsekwentnie stosować zasadę: najpierw dzień wolny, potem ewentualnie dodatek 100%. Takie podejście pozwala uniknąć większości problemów – zarówno z inspekcją pracy, jak i zaufaniem własnego zespołu.