Wiele osób dowiaduje się o urlopie okolicznościowym dopiero w sytuacji kryzysowej – śmierci bliskiej osoby, nagłego porodu czy organizacji ślubu. W stresie trudno wtedy jeszcze śledzić przepisy i dyskutować z kadrami o przysługujących prawach. Tymczasem uzyskanie wolnego na takie wydarzenia jest relatywnie proste, o ile zna się podstawowe zasady. Warto uporządkować temat, bo urlop okolicznościowy to nie „dobra wola szefa”, tylko obowiązek wynikający z przepisów. Dobrze zrozumiany pozwala spokojniej zaplanować formalności, a przy okazji uniknąć błędów mających skutki również podatkowe.

Czym jest urlop okolicznościowy i na jakiej podstawie przysługuje?

Urlop okolicznościowy to potoczna nazwa zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, udzielanego w ściśle określonych sytuacjach życiowych. Nie jest to urlop wypoczynkowy z Kodeksu pracy, tylko odrębne uprawnienie.

Podstawa prawna znajduje się w:

• Kodeksie pracy – art. 298² (upoważnienie do wydania rozporządzenia),
• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy.

To właśnie rozporządzenie określa, kiedy pracodawca ma obowiązek udzielić wolnego z powodu określonego zdarzenia rodzinnego i w jakim wymiarze. Pracownik nie „prosi” więc o przysługę, lecz korzysta z prawa, jeśli spełnione są ustawowe warunki.

Urlop okolicznościowy przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na umowę o pracę. Zleceniobiorca czy wykonawca dzieła nie może się na te przepisy powołać.

W jakich sytuacjach przysługuje urlop okolicznościowy i na ile dni?

Rozporządzenie wymienia zamknięty katalog zdarzeń, dających prawo do wolnego. Nie ma tu miejsca na uznaniowość – jeśli zdarzenie jest w katalogu, wolne przysługuje, jeśli nie – pracodawca może, ale nie musi go udzielić (np. w formie urlopu bezpłatnego).

Podstawowe sytuacje i wymiary wolnego wyglądają następująco:

• 2 dni wolnego w razie:
  • ślubu pracownika,
  • urodzenia się dziecka pracownika,
  • zgonu i pogrzebu: małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
• 1 dzień wolnego w razie:
  • ślubu dziecka pracownika,
  • zgonu i pogrzebu: siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka,
  • zgonu innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Przy ślubie znaczenie ma zawarcie małżeństwa cywilnego. W praktyce część pracodawców uznaje również ślub konkordatowy, ale przepisy odnoszą się do zdarzenia rodzącego skutki cywilne. Warto to doprecyzować w wewnętrznych regulaminach pracy.

Przy zgonie przepisy mówią wprost o zgonie i pogrzebie – oznacza to, że wolne przysługuje w związku z całym zdarzeniem, a niekoniecznie w dniu pogrzebu. Możliwe jest np. wykorzystanie dnia wolnego na załatwianie formalności urzędowych, a niekoniecznie na samą ceremonię.

Jak dostać urlop okolicznościowy – zasady, dokumenty, terminy

Teoretycznie procedura jest prosta, jednak w praktyce to właśnie tutaj pojawia się najwięcej nieporozumień. Przepisy nie wymagają skomplikowanych formularzy, ale pewne zasady dobrze wprowadzić w życie zakładu.

Wniosek i terminy wykorzystania

Urlop okolicznościowy udzielany jest na wniosek pracownika – ustny lub pisemny. Z punktu widzenia dowodowego lepszy jest wniosek pisemny lub w systemie kadrowym. Przepisy nie narzucają wzoru, wystarczy wskazanie przyczyny i terminu.

Kluczowa kwestia to związek czasowy między wolnym a zdarzeniem:

• wolne nie musi przypadać dokładnie w dniu ślubu, porodu czy pogrzebu,
• powinno jednak pozostawać w racjonalnym związku z tym zdarzeniem – zwykle mówi się o wykorzystaniu „w okresie około tego zdarzenia”.

Nie ma natomiast podstawy do „odkładania” urlopu okolicznościowego na później, np. na kolejny rok kalendarzowy, jak dzieje się z urlopem wypoczynkowym. Jeśli związek czasowy się urywa, pracodawca może w ogóle odmówić udzielenia zwolnienia.

Dokumentowanie prawa do wolnego

Pracodawca ma prawo oczekiwać dokumentu potwierdzającego zdarzenie, np.:

• akt zgonu – przy zwolnieniu z powodu zgonu i pogrzebu,
• akt małżeństwa – przy ślubie,
• akt urodzenia dziecka – przy urodzeniu dziecka.

W praktyce często wystarcza kserokopia lub skan dokumentu. Dane wrażliwe powinny być przetwarzane zgodnie z RODO, więc działy kadr zwykle ograniczają zakres informacji do niezbędnego minimum.

W przypadku osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką (kategoria dość szeroka) może być potrzebne dodatkowe oświadczenie pracownika, że dana osoba faktycznie była na jego utrzymaniu.

Pracodawca nie może odmówić urlopu okolicznościowego, jeśli spełnione są warunki ustawowe, a pracownik udokumentuje zdarzenie. To obowiązek pracodawcy, a nie kwestia dobrej woli.

Urlop okolicznościowy a wynagrodzenie, podatki i składki

Z punktu widzenia finansowego urlop okolicznościowy traktowany jest jak usprawiedliwiona, płatna nieobecność. Skutki są istotne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy – także podatkowo.

Rozliczenie po stronie pracownika

Za dni urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Ustala się je według zasad jak przy urlopie wypoczynkowym, czyli na podstawie:

• składników stałych (np. stała pensja miesięczna),
• składników zmiennych – średnia z określonego okresu, zgodnie z rozporządzeniem o wynagrodzeniach.

Wynagrodzenie to jest:

• opodatkowane PIT na ogólnych zasadach – nie ma tu żadnego zwolnienia podatkowego,
• objęte składkami ZUS tak jak zwykłe wynagrodzenie za pracę.

Na rocznej informacji PIT-11 nie ma osobnej pozycji dla urlopu okolicznościowego. Wynagrodzenie za te dni jest po prostu składnikiem przychodu ze stosunku pracy. Z perspektywy rozliczenia rocznego pracownik nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności – traktuje się to jak standardowy dochód z umowy o pracę.

Rozliczenie po stronie pracodawcy

Dla pracodawcy wynagrodzenie wypłacone za czas urlopu okolicznościowego jest kosztowo traktowane tak samo jak zwykłe wynagrodzenie za pracę. Pracodawca:

• zalicza je do kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym (CIT lub PIT),
• opłaca od niego obowiązkowe składki ZUS,
• pobiera zaliczkę na podatek dochodowy pracownika.

Z punktu widzenia prawa podatkowego nie ma tu żadnego „szczególnego” traktowania – przepisy o urlopie okolicznościowym funkcjonują w obszarze prawa pracy, a podatkowo wpisują się po prostu w standardowy schemat wynagrodzeń. Istotne jest jedynie prawidłowe kwalifikowanie nieobecności w systemie kadrowo-płacowym, aby uniknąć nieprawidłowości przy naliczaniu składek i zaliczek.

Najczęstsze błędy i sporne sytuacje przy urlopie okolicznościowym

Choć regulacje są stosunkowo proste, praktyka pokazuje kilka powtarzających się problemów. Warto je znać, żeby uniknąć niepotrzebnych napięć z pracodawcą lub błędów w ewidencji czasu pracy.

Po pierwsze – łączenie urlopu okolicznościowego z wypoczynkowym. Pracownik ma prawo tak ułożyć terminy, aby np. do dwóch dni okolicznościowych dołożyć kilka dni wypoczynkowych. Dział kadr powinien jednak pilnować właściwego oznaczenia tych dni w ewidencji, bo mają różną podstawę prawną.

Po drugie – „odkładanie” urlopu okolicznościowego. Zdarza się oczekiwanie, że dwa dni wolnego za ślub czy narodziny dziecka będzie można wykorzystać np. za pół roku, „jak będzie mniej pracy”. Przepisy tego nie przewidują – zwolnienie ma służyć załatwieniu spraw związanych z konkretnym wydarzeniem, nie jest dodatkowymi „dniami wolnymi do dyspozycji”.

Po trzecie – wydarzenia za granicą. Ślub czy pogrzeb mogą odbywać się poza Polską. Miejsce zdarzenia nie ma znaczenia dla prawa do zwolnienia – liczy się sam fakt ślubu, urodzenia czy zgonu osoby wskazanej w rozporządzeniu. Kluczowe jest tylko właściwe udokumentowanie.

Po czwarte – śmierć dalszego krewnego. Dla np. kuzynostwa rozporządzenie nie przewiduje automatycznie urlopu okolicznościowego. Można wtedy rozważyć urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny albo – jeśli dana osoba była na utrzymaniu pracownika – skorzystać z kategorii „osoba pozostająca pod bezpośrednią opieką lub na utrzymaniu”. Tu jednak konieczna jest ostrożność i dobra dokumentacja.

Urlop okolicznościowy a inne zwolnienia od pracy

Urlop okolicznościowy często mylony jest z innymi formami usprawiedliwionej nieobecności. Warto krótko porównać, aby decyzje kadrowe i planowanie czasu pracy były bardziej świadome.

Różnice przede wszystkim dotyczą:

• urlopu wypoczynkowego – to uprawnienie roczne (20 lub 26 dni), zależne od stażu pracy, z możliwością przeniesienia na kolejny rok; urlop okolicznościowy nie „wchodzi” w ten limit i jest niezależny,
• urlopu na żądanie – w ramach puli urlopu wypoczynkowego, udzielanego na wniosek najpóźniej w dniu rozpoczęcia; nie jest związany z żadnym konkretnym zdarzeniem,
• zwolnienia na opiekę nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy) – 2 dni lub 16 godzin rocznie dla pracownika-rodzica dziecka do 14 lat, przy czym jest to odrębne uprawnienie, niepowiązane z urlopem okolicznościowym,
• zwolnienia z tytułu oddania krwi czy badań lekarskich – także regulowane rozporządzeniem, ale dotyczą innych okoliczności (zdrowotnych, społecznych).

W praktyce działy HR powinny zadbać o spójny system oznaczania wszystkich rodzajów nieobecności, również ze względu na prawidłowe rozliczenia podatkowo-składkowe. Każda z form ma inną podstawę prawną, ale wspólny mianownik – wynagrodzenie za czas przewidziany przez przepisy wlicza się do przychodu pracownika i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Podsumowanie – co warto zapamiętać o urlopie okolicznościowym

Urlop okolicznościowy to jedno z tych uprawnień, które w praktyce przydają się rzadko, ale w kluczowych momentach życia. Opiera się na prostych zasadach: konkretny katalog zdarzeń, określona liczba dni wolnego, pełne wynagrodzenie opodatkowane i oskładkowane jak zwykła pensja. Nie można go gromadzić „na później”, nie wchodzi też do puli urlopu wypoczynkowego.

Dla pracownika to realne wsparcie w sytuacjach rodzinnych, dla pracodawcy – koszt wynagrodzeń, który można zaliczyć do kosztów podatkowych. Świadome korzystanie z tego narzędzia ułatwia organizację pracy i ogranicza niepotrzebne spory, zwłaszcza gdy procedury zgłaszania i dokumentowania są jasno opisane w regulaminie pracy.