Umowa zlecenie na czas nieokreślony funkcjonuje w polskim prawie od 2016 roku. Wprowadzono ją jako odpowiedź na potrzeby rynku pracy, który potrzebował elastycznej, ale stabilniejszej formy zatrudnienia. Główna różnica między umową zlecenie na czas określony a nieokreślony dotyczy sposobu rozwiązania – w drugim przypadku obowiązują okresy wypowiedzenia, co zmienia dynamikę współpracy między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. W praktyce oznacza to większe zabezpieczenie dla osoby wykonującej zlecenie, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności charakterystycznej dla umów cywilnoprawnych.
Podstawowe cechy umowy zlecenie na czas nieokreślony
Umowa zlecenie na czas nieokreślony nie ma ustalonej daty zakończenia współpracy. Strony mogą ją zawrzeć na takich samych zasadach jak standardowe zlecenie – różnica pojawia się dopiero w momencie, gdy jedna ze stron chce zakończyć współpracę. Wtedy konieczne jest złożenie wypowiedzenia z zachowaniem odpowiedniego terminu.
Konstrukcja prawna takiej umowy opiera się na przepisach Kodeksu cywilnego, konkretnie art. 746 i kolejnych. Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać określone czynności dla zleceniodawcy, ale – w przeciwieństwie do umowy o pracę – nie podlega jego poleceniom co do sposobu wykonania zadania. To istotne rozróżnienie, które często bywa źródłem nieporozumień.
Strony mogą swobodnie kształtować treść umowy, ustalając zakres obowiązków, wynagrodzenie, miejsce wykonywania zlecenia czy dodatkowe warunki współpracy. Nie ma obowiązku stosowania wzorców umów – każda może wyglądać inaczej, dopasowana do specyfiki danej działalności.
Okresy wypowiedzenia – jak działają w praktyce
Kluczowa różnica między umową na czas określony a nieokreślony pojawia się przy rozwiązaniu. Umowę na czas nieokreślony można wypowiedzieć z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia, chyba że strony ustaliły w umowie inny termin – dłuższy lub krótszy.
Wypowiedzenie może złożyć zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca. Nie trzeba podawać przyczyny rozwiązania umowy – wystarczy samo oświadczenie woli.
W praktyce wygląda to tak: jeśli zleceniobiorca zdecyduje się zakończyć współpracę 15 marca, a umowa przewiduje dwutygodniowe wypowiedzenie, to ostatnim dniem wykonywania zlecenia będzie 29 marca. Przez ten czas obowiązują wszystkie postanowienia umowy, włącznie z wynagrodzeniem za wykonane czynności.
Strony mogą też rozwiązać umowę za porozumieniem – wtedy nie obowiązują żadne terminy. To rozwiązanie sprawdza się, gdy obie strony chcą szybko zakończyć współpracę bez dodatkowych komplikacji.
Wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym
Kodeks cywilny przewiduje również możliwość rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Zleceniobiorca może to zrobić z ważnych powodów – na przykład gdy zleceniodawca nie płaci wynagrodzenia, mimo że minął ustalony termin. Zleceniodawca z kolei może rozwiązać umowę natychmiast, gdy zleceniobiorca nie wykonuje swoich obowiązków lub robi to w sposób rażąco nieprawidłowy.
Ważne: rozwiązanie bez wypowiedzenia powinno być uzasadnione. W razie sporu sąd oceni, czy rzeczywiście zachodziły okoliczności uzasadniające takie działanie. Jeśli nie – strona, która rozwiązała umowę, może być zobowiązana do zapłaty odszkodowania.
Składki ZUS i ubezpieczenia
Umowa zlecenie na czas nieokreślony podlega takim samym zasadom oskładkowania jak umowa na czas określony. Od wynagrodzenia odprowadza się składki emerytalne, rentowe i wypadkowe. Składka zdrowotna jest obowiązkowa dla wszystkich zleceniobiorców.
Istnieje jednak kilka wyjątków od obowiązku opłacania składek:
- Umowa zlecenie zawarta z własnym pracownikiem – jeśli dotyczy tego samego rodzaju czynności co umowa o pracę
- Umowa ze studentem do 26. roku życia – zwolnienie dotyczy składek społecznych (emerytalnej, rentowej, chorobowej), ale nie zdrowotnej
- Umowa z osobą pobierającą emeryturę lub rentę – zwolnienie ze składek społecznych
Podstawę wymiaru składek stanowi wynagrodzenie brutto. Jeśli zleceniobiorca wykonuje kilka zleceń jednocześnie, składki nalicza się od każdego z nich, chyba że któraś z umów jest zwolniona z oskładkowania.
Wynagrodzenie i sposób rozliczania
Strony mogą ustalić wynagrodzenie w dowolny sposób – jako stawkę godzinową, miesięczną, za wykonanie konkretnego zadania lub według innego klucza. Minimalne wynagrodzenie za godzinę pracy nie dotyczy umów zlecenia, chyba że zleceniobiorca faktycznie podlega kierownictwu zleceniodawcy – wtedy umowa może zostać przekwalifikowana na umowę o pracę.
Wynagrodzenie wypłaca się zgodnie z ustaleniami w umowie – może to być koniec miesiąca, po wykonaniu określonego etapu prac lub w innych terminach. Jeśli umowa nie określa terminu płatności, wynagrodzenie należy się niezwłocznie po wykonaniu zlecenia.
Zleceniodawca pełni rolę płatnika – to on odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS. Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie netto, a wszystkie potrącenia widnieją na przelewie lub w dokumencie rozliczeniowym.
Koszty wykonania zlecenia
Jeśli wykonanie zlecenia wiąże się z konkretnymi wydatkami – na przykład dojazd, zakup materiałów czy opłaty za dostęp do narzędzi – zleceniobiorca może żądać ich zwrotu. Dobrze, gdy umowa precyzyjnie określa, które koszty podlegają refundacji i na jakich zasadach.
W praktyce często stosuje się ryczałt na pokrycie kosztów – wtedy zleceniobiorca otrzymuje stałą kwotę miesięcznie, niezależnie od faktycznych wydatków. To upraszcza rozliczenia, choć wymaga wcześniejszego oszacowania rzeczywistych kosztów.
Różnice między umową zlecenie a umową o pracę
Choć umowa zlecenie na czas nieokreślony zyskuje element stabilności dzięki okresom wypowiedzenia, nadal różni się fundamentalnie od umowy o pracę. Zleceniobiorca nie podlega podporządkowaniu służbowemu – sam decyduje, jak i kiedy wykonuje zlecone czynności, o ile dotrzymuje uzgodnionych terminów.
Nie przysługują mu również uprawnienia pracownicze:
- Brak prawa do urlopu wypoczynkowego
- Brak wynagrodzenia za czas choroby (chyba że umowa stanowi inaczej)
- Brak ochrony przed wypowiedzeniem w okresach szczególnych (ciąża, urlop rodzicielski)
- Brak prawa do wynagrodzenia za nadgodziny
Z drugiej strony zleceniobiorca ma większą swobodę – może równolegle wykonywać zlecenia dla kilku podmiotów, sam organizuje sobie czas pracy i nie musi stosować się do regulaminu pracy obowiązującego w firmie zleceniodawcy.
Sądy coraz częściej badają rzeczywisty charakter współpracy. Jeśli zleceniobiorca faktycznie pracuje jak pracownik – ma ustalone godziny, podlega poleceniom co do sposobu wykonania zadań, używa narzędzi zleceniodawcy – umowa może zostać przekwalifikowana na umowę o pracę ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Kiedy warto wybrać umowę na czas nieokreślony
Z perspektywy zleceniodawcy umowa na czas nieokreślony sprawdza się przy długoterminowej współpracy, której trudno przewidzieć datę zakończenia. Zamiast przedłużać co kilka miesięcy umowę na czas określony, można od razu zawrzeć umowę bezterminową – to oszczędza czasu i formalności.
Dla zleceniobiorcy taka umowa daje większe poczucie stabilności niż seria krótkich zleceń. Okres wypowiedzenia oznacza, że współpraca nie zakończy się z dnia na dzień – będzie czas na znalezienie nowego zleceniodawcy lub przygotowanie się do zmiany.
Ta forma sprawdza się szczególnie w branżach, gdzie projekty trwają długo, ale ich dokładny czas realizacji jest trudny do określenia – na przykład w IT, marketingu, doradztwie czy obsłudze klienta. Umowa na czas nieokreślony pozwala elastycznie dostosowywać zakres współpracy do bieżących potrzeb, bez konieczności ciągłego aneksowania umowy.
Najczęstsze pułapki i jak ich unikać
Brak pisemnej umowy to podstawowy błąd. Choć zlecenie można zawrzeć ustnie, udowodnienie jego warunków w razie sporu graniczy z cudem. Wszystkie ustalenia – zakres obowiązków, wynagrodzenie, okresy wypowiedzenia – powinny znaleźć się w dokumencie podpisanym przez obie strony.
Drugi problem to niejednoznaczny opis obowiązków. Jeśli umowa mówi ogólnie o „świadczeniu usług marketingowych” bez doprecyzowania, co to oznacza, łatwo o konflikt. Zleceniodawca będzie oczekiwał jednego, zleceniobiorca rozumie coś innego. Konkretny opis zadań oszczędza nerwów obu stronom.
Trzecia pułapka to mieszanie elementów umowy zlecenia i umowy o pracę. Gdy zleceniodawca wymaga obecności w biurze w określonych godzinach, kontroluje sposób wykonania każdego zadania i zapewnia wszystkie narzędzia pracy, tworzy sytuację podobną do stosunku pracy. W razie kontroli ZUS lub sporu w sądzie może to skończyć się przekwalifikowaniem umowy – wraz z koniecznością dopłaty składek i kar.
Warto też pamiętać o terminowym zgłaszaniu umowy do ZUS. Zleceniodawca ma na to 7 dni od daty zawarcia umowy. Opóźnienie może skutkować sankcjami finansowymi, a w skrajnych przypadkach – problemami z wykazaniem legalności zatrudnienia.