Umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej to dokument, który umożliwia legalne i korzystne podatkowo wykorzystanie prywatnego pojazdu w firmie. Prawidłowo sporządzona umowa użyczenia samochodu stanowi podstawę do rozliczania kosztów związanych z eksploatacją pojazdu w działalności gospodarczej bez konieczności jego zakupu czy leasingu.

Dokument ten powinien zawierać kilka kluczowych elementów. Przede wszystkim precyzyjne dane identyfikacyjne obu stron umowy – użyczającego (właściciela pojazdu) oraz biorącego w użyczenie (przedsiębiorcę). Niezbędne jest również dokładne określenie przedmiotu użyczenia – marki, modelu, numeru rejestracyjnego, numeru VIN oraz roku produkcji samochodu.

Warto pamiętać, że umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej różni się od umowy najmu czy leasingu brakiem odpłatności. Jest to kluczowy element charakterystyczny dla tej formy udostępnienia pojazdu, który ma istotne konsekwencje podatkowe. Dokument powinien jasno określać okres użyczenia oraz zakres dozwolonego użytkowania pojazdu.

Dobrze przygotowana umowa zawiera również zapisy dotyczące odpowiedzialności za koszty eksploatacji, napraw i ubezpieczenia samochodu, co pozwala uniknąć nieporozumień w przyszłości i zapewnia jasne zasady rozliczania wydatków w firmie.

UMOWA UŻYCZENIA SAMOCHODU DO DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

zawarta w dniu ……………………… w ……………………… pomiędzy:
Panem/Panią ……………………… zamieszkałym/ą w ……………………… przy ul. ……………………… legitymującym/ą się dowodem osobistym nr ……………………… wydanym przez ……………………… PESEL ………………………, zwanym/ą dalej Użyczającym,
a
Firmą ……………………… z siedzibą w ……………………… przy ul. ……………………… NIP ……………………… REGON ………………………, reprezentowaną przez ……………………… zwaną dalej Biorącym w użyczenie.

§ 1. Przedmiot umowy

1. Przedmiotem niniejszej umowy jest samochód osobowy marki ……………………… model ……………………… rok produkcji ……………………… o numerze rejestracyjnym ……………………… i numerze nadwozia (VIN) ……………………… zwany dalej „pojazdem”.
2. Użyczający oświadcza, że jest właścicielem pojazdu oraz że pojazd jest wolny od wad prawnych, nie jest obciążony prawami na rzecz osób trzecich oraz nie jest przedmiotem żadnego postępowania ani zabezpieczenia.

§ 2. Oświadczenia stron

1. Użyczający oddaje Biorącemu w użyczenie pojazd opisany w § 1 do bezpłatnego używania w celach związanych z prowadzoną przez Biorącego działalnością gospodarczą.
2. Biorący w użyczenie oświadcza, że odebrał pojazd, zapoznał się z jego stanem technicznym i nie wnosi zastrzeżeń.

§ 3. Czas trwania umowy

1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia ……………………… do dnia ……………………… / na czas nieokreślony od dnia ……………………… *
2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

§ 4. Warunki użytkowania

1. Biorący w użyczenie zobowiązuje się używać pojazd zgodnie z jego przeznaczeniem i wymaganiami prawidłowej eksploatacji.
2. Biorący w użyczenie ponosi koszty związane z eksploatacją pojazdu, w tym koszty paliwa, płynów eksploatacyjnych, drobnych napraw i przeglądów technicznych.
3. Użyczający pokrywa koszty ubezpieczenia OC, AC, NNW pojazdu oraz podatku od środków transportu.

§ 5. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
………………………………….
Użyczający		 ………………………………….
Biorący w użyczenie
* niepotrzebne skreślić
Strona 1

Korzyści podatkowe z użyczenia samochodu do działalności gospodarczej

Umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej oferuje przedsiębiorcom znaczące korzyści podatkowe. Najważniejszą zaletą jest możliwość zaliczania wydatków związanych z eksploatacją pojazdu do kosztów uzyskania przychodu bez konieczności ponoszenia dużych nakładów finansowych na zakup czy leasing samochodu.

Przedsiębiorca korzystający z użyczonego samochodu może rozliczać w kosztach firmowych:

  • Wydatki na paliwo (75% lub 100% w przypadku wykorzystania wyłącznie do celów firmowych i prowadzenia odpowiedniej ewidencji)
  • Koszty eksploatacyjne (wymiana olejów, płynów, filtry, drobne naprawy)
  • Przeglądy techniczne i regularne serwisowanie
  • Opłaty parkingowe i autostrady podczas podróży służbowych

Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu umowy

Przygotowując umowę użyczenia samochodu do działalności gospodarczej, należy zadbać o kilka kluczowych elementów, które zapewnią jej skuteczność podatkową:

Bezpłatny charakter umowy – w przeciwieństwie do umowy najmu, użyczenie jest zawsze nieodpłatne. Wprowadzenie jakichkolwiek opłat za korzystanie z pojazdu automatycznie zmienia charakter umowy na najem, co wiąże się z zupełnie innymi konsekwencjami podatkowymi dla obu stron.

Jasny podział kosztów – umowa powinna precyzyjnie określać, która strona ponosi poszczególne koszty związane z eksploatacją pojazdu. Standardowo właściciel pokrywa koszty ubezpieczenia i podatku od środków transportu, natomiast biorący w użyczenie odpowiada za koszty bieżącej eksploatacji i drobnych napraw.

Ewidencja przebiegu pojazdu – choć nie jest wymagana przez przepisy jako element umowy, warto pamiętać o prowadzeniu kilometrówki, szczególnie gdy samochód jest używany także do celów prywatnych. Pozwala to na prawidłowe rozliczenie kosztów paliwa w odpowiedniej proporcji i stanowi zabezpieczenie na wypadek kontroli podatkowej.

Możliwe modyfikacje wzoru umowy

Przedstawiony wzór umowy użyczenia samochodu można dostosować do indywidualnych potrzeb stron. Warto rozważyć dodanie następujących elementów:

Szczegółowy opis stanu technicznego pojazdu – jako załącznik do umowy, zawierający dokumentację fotograficzną. Zabezpieczy to obie strony w przypadku ewentualnych sporów dotyczących stanu pojazdu przed i po okresie użyczenia.

Zapisy dotyczące odpowiedzialności za szkody – warto doprecyzować, kto ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe podczas użytkowania pojazdu, szczególnie te nieobjęte ubezpieczeniem lub objęte udziałem własnym.

Klauzule dotyczące udostępniania pojazdu osobom trzecim – można określić, czy i na jakich zasadach biorący w użyczenie może udostępniać pojazd innym osobom (np. pracownikom firmy) oraz kto ponosi odpowiedzialność w takich przypadkach.

Pamiętaj, że umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej powinna być zawarta w formie pisemnej, choć przepisy nie wymagają formy szczególnej. Dokumentacja pisemna stanowi jednak niezbędny dowód zawarcia umowy na wypadek kontroli podatkowej i znacznie ułatwia uznanie poniesionych wydatków za koszty uzyskania przychodu.