Najczęściej wygląda to tak: pracownik dostaje umowę na czas określony na kilka miesięcy albo rok i od razu pojawia się pytanie, czy taką umowę można przedłużać bez końca. Dziś odpowiedź jest dużo prostsza niż kiedyś, bo przepisy wprowadzają wyraźne limity. W praktyce liczą się dwa ograniczenia: liczba umów i łączny czas ich trwania. To właśnie one decydują, czy zatrudnienie nadal może być terminowe, czy powinno już przekształcić się w umowę bezterminową. Warto to znać, bo błąd w tej kwestii bywa kosztowny zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.
Ile może trwać umowa na czas określony?
Co do zasady obowiązuje limit 33 miesięcy łącznego zatrudnienia na podstawie umów na czas określony między tym samym pracownikiem i tym samym pracodawcą. Do tego dochodzi drugi limit: można zawrzeć maksymalnie 3 takie umowy.
Jeżeli zostanie przekroczony którykolwiek z tych limitów, zatrudnienie z mocy prawa staje się traktowane jak umowa na czas nieokreślony. Nie trzeba do tego podpisywać nowego dokumentu ani składać osobnego oświadczenia. Skutek wynika bezpośrednio z przepisów.
Limit 33 miesięcy i limit 3 umów działają równolegle. Wystarczy przekroczyć jeden z nich, aby pojawił się skutek właściwy dla umowy bezterminowej.
To ważne, bo często pojawia się błędne założenie, że da się podpisać trzy bardzo długie umowy albo wiele krótkich, jeśli łączny czas nie jest duży. Tak to nie działa. Trzeba pilnować obu ograniczeń jednocześnie.
Jak liczyć 33 miesiące i 3 umowy?
Najwięcej wątpliwości dotyczy tego, od kiedy liczyć czas i co dokładnie wchodzi do limitu. Tutaj liczy się nie nazwa dokumentu, tylko realne zatrudnienie na podstawie umów terminowych.
Łączny czas zatrudnienia
Do limitu wlicza się łączny okres pracy na podstawie umów na czas określony zawartych między tymi samymi stronami. Nie ma znaczenia, czy pierwsza umowa trwała 3 miesiące, druga 12, a trzecia 18. Jeżeli suma dobije do 33 miesięcy, dalsze zatrudnienie powinno być już traktowane jak bezterminowe.
W praktyce oznacza to, że nie wystarczy patrzeć tylko na aktualnie podpisaną umowę. Trzeba spojrzeć na całą historię zatrudnienia u danego pracodawcy. Krótka przerwa między kolejnymi umowami zwykle nie rozwiązuje problemu, jeżeli nadal chodzi o ten sam stosunek pracy w sensie stron umowy i rodzaju zatrudnienia terminowego.
Pracownik powinien zwracać uwagę nie tylko na datę końcową wpisaną w umowie, ale też na to, ile czasu już przepracowano wcześniej na umowach terminowych. To szczególnie ważne wtedy, gdy kolejne dokumenty podpisywane są „na szybko” i bez większego wyjaśnienia.
Dla pracodawcy to z kolei kwestia porządku kadrowego. Przekroczenie limitu nie sprawia, że umowa staje się nieważna. Po prostu zmienia się jej charakter, a to pociąga za sobą konkretne skutki, choćby przy wypowiadaniu umowy.
Liczba umów
Drugi limit jest równie prosty: można zawrzeć maksymalnie 3 umowy na czas określony. Czwarta umowa terminowa między tym samym pracownikiem i pracodawcą jest już traktowana jak umowa na czas nieokreślony.
Nie ma przy tym większego znaczenia, czy poprzednie umowy były krótkie czy długie. Nawet jeśli łączny czas nie przekroczył jeszcze 33 miesięcy, sam fakt zawarcia kolejnej, czyli czwartej umowy, uruchamia skutek przewidziany dla umowy bezterminowej.
To właśnie dlatego nie da się bez końca „rolować” zatrudnienia co kilka miesięcy. Taki model funkcjonował dawniej znacznie częściej, ale obecnie przepisy są pod tym względem dużo bardziej szczelne.
Czy są wyjątki od limitów?
Tak, ale nie w każdej sytuacji. Przepisy przewidują wyjątki, w których limity dotyczące liczby umów lub łącznego czasu zatrudnienia nie muszą mieć zastosowania. Chodzi o szczególne przypadki, gdy terminowość zatrudnienia jest uzasadniona charakterem pracy albo konkretną potrzebą pracodawcy.
Najczęściej mówi się o takich sytuacjach jak:
- zastępstwo nieobecnego pracownika,
- praca o charakterze dorywczym lub sezonowym,
- wykonywanie pracy przez czas kadencji,
- inne obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy, jeśli rzeczywiście uzasadniają terminowe zatrudnienie.
Właśnie ten ostatni punkt bywa najbardziej problematyczny. Nie wystarczy wpisać do umowy ogólnego zdania, że „istnieje potrzeba pracodawcy”. Powód powinien być realny, konkretny i dający się obronić. Jeżeli terminowość została zastosowana tylko po to, żeby ominąć przepisy o umowach bezterminowych, może pojawić się spór.
Wyjątek nie działa automatycznie tylko dlatego, że został wpisany do umowy. Musi istnieć rzeczywiste uzasadnienie dla zatrudnienia terminowego.
Co dzieje się po przekroczeniu limitu?
Po przekroczeniu limitu czasu albo liczby umów nie dochodzi do „anulowania” zatrudnienia. Zmienia się natomiast jego status. Od odpowiedniego momentu stosunek pracy jest traktowany jak zawarty na czas nieokreślony.
To ma praktyczne znaczenie przede wszystkim przy rozwiązaniu umowy. Umowa bezterminowa daje większą stabilność. Przy wypowiedzeniu pojawiają się określone obowiązki po stronie pracodawcy, a pracownik zyskuje szerszą ochronę niż przy zwykłej umowie terminowej.
W razie sporu istotne staje się ustalenie, kiedy dokładnie doszło do przekroczenia limitu. Czasem będzie to dzień zawarcia czwartej umowy, a czasem dzień następujący po upływie 33 miesięcy zatrudnienia terminowego. To nie zawsze musi wypadać w tej samej dacie.
Czy przerwa między umowami coś zmienia?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Sama przerwa nie daje automatycznie „wyzerowania licznika”. Gdyby wystarczył krótki odstęp między umowami, limity byłyby łatwe do obejścia, a właśnie temu przepisy mają zapobiegać.
Znaczenie ma przede wszystkim to, czy nadal chodzi o zatrudnienie między tym samym pracownikiem i tym samym pracodawcą na podstawie umów terminowych. Próby sztucznego przerywania współpracy na kilka dni lub tygodni po to, by zacząć liczenie od nowa, bywają oceniane bardzo krytycznie.
W praktyce każdą taką sytuację warto analizować ostrożnie. Jeżeli relacja zatrudnienia jest ciągła w sensie organizacyjnym i faktycznym, sama techniczna przerwa między dokumentami zwykle nie załatwia sprawy.
Wypowiedzenie umowy na czas określony a długość zatrudnienia
To, jak długo może trwać umowa, to jedno. Drugą sprawą jest jej zakończenie przed terminem. Umowę na czas określony można co do zasady wypowiedzieć, a długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy.
Okres wypowiedzenia
Przy umowie na czas określony stosuje się te same podstawowe okresy wypowiedzenia, które są powiązane ze stażem pracy u pracodawcy. Im dłuższe zatrudnienie, tym dłuższy okres wypowiedzenia. Dla pracownika oznacza to więcej czasu na znalezienie nowej pracy, a dla pracodawcy większą przewidywalność w organizacji zastępstwa.
Warto zwrócić uwagę, że staż potrzebny do ustalenia wypowiedzenia to nie tylko czas aktualnej umowy. Zwykle liczy się całe zatrudnienie u danego pracodawcy, jeśli przepisy nakazują uwzględnienie tego okresu. Dlatego osoba zatrudniona na kolejnej umowie terminowej może mieć dłuższy okres wypowiedzenia niż ktoś, kto dopiero zaczyna pracę.
Jeżeli umowa terminowa w praktyce powinna już być uznana za bezterminową z powodu przekroczenia limitów, skutki przy rozwiązywaniu zatrudnienia mogą być jeszcze istotniejsze. To właśnie wtedy wychodzi na jaw, czy dokumentacja była prowadzona prawidłowo.
Z perspektywy pracownika dobrze jest sprawdzić trzy rzeczy: datę rozpoczęcia pracy, liczbę podpisanych umów oraz łączny okres zatrudnienia terminowego. Taki prosty przegląd często od razu pokazuje, czy wszystko się zgadza.
Na co uważać przy podpisywaniu kolejnej umowy?
Przed podpisaniem następnej umowy warto sprawdzić kilka podstawowych elementów. Nie chodzi o drobiazgi, tylko o kwestie, które później naprawdę mają znaczenie:
- czy będzie to pierwsza, druga, trzecia czy już czwarta umowa terminowa,
- jaki będzie łączny czas zatrudnienia po jej zakończeniu,
- czy pracodawca powołuje się na wyjątek i czy go wyjaśnia,
- czy wpisane daty są spójne z wcześniejszymi dokumentami.
To szczególnie ważne wtedy, gdy umowa ma trwać długo, na przykład kilkanaście miesięcy. Łatwo przeoczyć moment, w którym zostanie przekroczone 33 miesięcy. A wtedy charakter zatrudnienia zmienia się niezależnie od tego, co wpisano w nagłówku dokumentu.
W skrócie: umowa na czas określony nie może trwać bez końca. Obowiązują limity 3 umów i 33 miesięcy, a ich przekroczenie prowadzi do skutków właściwych dla umowy na czas nieokreślony. Dla pracownika to ważna informacja o poziomie ochrony, a dla pracodawcy — sygnał, że zatrudnienie terminowe ma swoje wyraźne granice.