Rozwój firmy to zawsze powód do dumy, jednak dla działu finansowego przejście z sektora małych do średnich przedsiębiorstw często oznacza „bóle wzrostowe”. Lawinowo rosnąca liczba faktur, rozbudowana struktura kosztów i coraz bardziej skomplikowane wymogi prawne sprawiają, że ręczne wprowadzanie danych staje się nie tylko nieefektywne, ale wręcz niebezpieczne.
Rozwiązaniem nie jest zatrudnianie kolejnych osób do mechanicznego przepisywania informacji, lecz mądra automatyzacja. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, jak zmodernizować księgowość w średniej firmie, odzyskać czas i zminimalizować ryzyko ludzkich pomyłek.
Kluczowe procesy, które musisz zautomatyzować
Aby automatyzacja przyniosła wymierne korzyści, należy skupić się na obszarach najbardziej obciążających dla zespołu księgowego.
1. Pobieranie i kategoryzacja dokumentów (KSeF i OCR)
W dobie w pełni wdrożonego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ręczne wklepywanie faktur kosztowych to relikt przeszłości.
- Integracja API – Twój system księgowy powinien automatycznie zaciągać faktury z KSeF i na podstawie słowników (tzw. mapowania) przypisywać je do odpowiednich rejestrów VAT oraz kont księgowych.
- OCR dla wyjątków – W przypadku dokumentów spoza KSeF (np. faktury zagraniczne, paragony pracownicze), wykorzystuj technologię OCR wspomaganą sztuczną inteligencją, która potrafi „odczytać” skan i przenieść dane prosto do systemu.
2. Elektroniczny obieg dokumentów (Workflow)
Zgubiona faktura na biurku kierownika działu to klasyczny problem średnich firm. Wdrożenie systemu workflow eliminuje ten problem całkowicie.
- Ustaw jasne ścieżki akceptacji: system sam wie, że np. faktura za kampanię reklamową o wartości powyżej 10 000 zł musi trafić do zatwierdzenia najpierw do dyrektora marketingu, a potem do członka zarządu.
- Księgowość otrzymuje dokument dopiero wtedy, gdy jest on w pełni zatwierdzony i opisany pod kątem merytorycznym.
3. Automatyzacja rozliczeń bankowych (Open Banking)
Codzienne sprawdzanie wyciągów bankowych i ręczne odznaczanie opłaconych faktur pochłania mnóstwo czasu.
- Zintegruj system księgowy bezpośrednio z kontami bankowymi firmy (dzięki dyrektywie PSD2 i usługom Open Banking).
- Nowoczesne oprogramowanie potrafi automatycznie parować przelewy przychodzące i wychodzące z odpowiednimi fakturami (tzw. auto-reconciliation), zostawiając księgowym do weryfikacji tylko nierozpoznane pozycje.
Jak uniknąć błędów podczas transformacji?
Sama technologia to nie wszystko. Nieprawidłowo przeprowadzone wdrożenie może wprowadzić w firmie chaos. Jak tego uniknąć
- Zasada „Nie automatyzuj bałaganu”: Zanim zaczniesz wdrażać nowe oprogramowanie, uporządkuj obecne procedury. Zmapuj procesy – sprawdź, kto, co i kiedy robi. Automatyzacja złego procesu sprawi tylko, że błędy będą generowane szybciej.
- Ewolucja, nie rewolucja: Wdrażaj zmiany etapami. Zacznij od najprostszego obszaru (np. automatycznego parowania płatności), a gdy zespół poczuje się pewnie, przejdź do wielopoziomowego elektronicznego obiegu dokumentów.
- Zmień rolę księgowego: Komunikuj zespołowi, że automatyzacja nie ma na celu zwolnień, ale uwolnienie ich potencjału. Księgowy zwolniony z mechanicznego wprowadzania danych staje się analitykiem i doradcą biznesowym dla zarządu.
Podsumowanie
W zautomatyzowanym dziale księgowym i finansowym system wykonuje czarną robotę, a człowiek kontroluje proces i wyciąga wnioski. To jedyna droga, by w dynamicznie rosnącej średniej firmie utrzymać porządek w papierach, uniknąć kar ze strony urzędów skarbowych i mieć bieżący wgląd w kondycję finansową biznesu.