Kilometrówka to potoczna nazwa rozliczenia przejazdów według liczby faktycznie przejechanych kilometrów i przyjętej stawki za kilometr. Poniższy wzór PDF do pobrania służy do rozliczania podróży służbowej pracownika prywatnym samochodem, którego pracodawca nie jest właścicielem. Można go wydrukować i uzupełnić ręcznie.
Dokument powinien wskazywać pracownika, pracodawcę, okres rozliczenia oraz pojazd, w tym jego numer rejestracyjny i pojemność silnika. Najważniejsza część to ewidencja przejazdów: data, cel wyjazdu, trasa, liczba kilometrów, stawka oraz kwota zwrotu. Podsumowanie i podpisy ułatwiają sprawdzenie oraz zatwierdzenie rozliczenia. Ten prosty formularz nie zastępuje ewidencji przebiegu pojazdu wymaganej do pełnego odliczenia VAT.
Kilometrówka — rozliczenie podróży służbowej
Dane pracodawcy i pracownika
Dane pojazdu i zgoda na przejazd
Ewidencja przejazdów
| Lp. | Data | Cel wyjazdu | Trasa (skąd–dokąd) | Liczba km | Stawka zł/km | Kwota zł |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. |
| 2 | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. |
| 3 | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. |
Podsumowanie i zatwierdzenie
Jak wypełnić kilometrówkę krok po kroku?
Zacznij od danych identyfikacyjnych i okresu rozliczenia. Wpisz numer rejestracyjny dokładnie tak, jak w dokumentach pojazdu. Pojemność silnika pozwala ustalić właściwy limit stawki dla samochodu osobowego. W polu zgody podaj datę akceptacji pracodawcy albo oznaczenie dokumentu, z którego wynika zgoda na wykorzystanie prywatnego auta w podróży służbowej.
Jak opisać trasę i cel wyjazdu?
Każdy przejazd zapisz osobno, podając rzeczywistą datę i trasę. Zamiast ogólnego określenia „sprawy firmowe” wpisz konkretny cel, na przykład spotkanie z klientem lub odbiór dokumentacji. Przy podróży w obie strony zaznacz powrót albo dodaj odrębny wiersz. Nie uwzględniaj kilometrów przejechanych prywatnie. Pomocniczo możesz zachować zestawienie trasy z mapy, ale powinno ono odpowiadać faktycznemu przejazdowi.
Jak obliczyć kwotę zwrotu?
Liczbę kilometrów z danego wiersza pomnóż przez przyjętą stawkę za kilometr, a następnie zsumuj kwoty. Przykładowo 120 km przy stawce 1,15 zł daje 138 zł. Stawkę ustala pracodawca z uwzględnieniem właściwych przepisów i zasad obowiązujących w zakładzie. Dla samochodów osobowych limity wynikające z rozporządzenia wynoszą 0,89 zł przy pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł powyżej 900 cm³. Przed rozliczeniem sprawdź aktualność stawek i skutki podatkowe ewentualnej nadwyżki ponad limit.
Co można zmienić we wzorze kilometrówki?
Formularz możesz rozszerzyć o numer delegacji, dział, projekt lub miejsce na załączniki. Jeżeli przejazdów jest więcej, dołącz kolejne arkusze, zachowując ciągłość numeracji i wspólne podsumowanie. Dodatkowe pola stanów licznika mogą ułatwić kontrolę, choć ten wzór ich nie wymaga. Nie usuwaj danych pozwalających ustalić, kto, kiedy, jakim samochodem i w jakim celu odbył podróż.
Opłaty parkingowe i autostradowe rozliczaj oddzielnie, zgodnie z zasadami pracodawcy i na podstawie odpowiednich dowodów. Nie zwiększaj o nie liczby kilometrów ani stawki w tabeli. Pobrany PDF jest pustym drukiem do wypełnienia; przycisk nie oblicza należności automatycznie.
Kiedy potrzebny jest inny dokument?
Kilometrówka pracownika i ewidencja przebiegu pojazdu dla VAT to różne dokumenty. Ewidencja VAT wymaga dodatkowych danych, między innymi stanów licznika oraz informacji o rozpoczęciu i zakończeniu jej prowadzenia. Samo wypełnienie tego formularza nie zapewnia prawa do odliczenia 100% VAT. Odrębnej oceny wymagają również jazdy lokalne oraz rozliczenia samochodu prywatnego przedsiębiorcy. Przed wykorzystaniem druku do innego celu dopasuj go do właściwych przepisów i sposobu użytkowania pojazdu.