Każdy przedsiębiorca czy księgowy prędzej czy później spotka się z sytuacją, gdy faktura kosztowa zostanie odnaleziona po czasie. Może to być rachunek, który utknął w skrzynce mailowej, zagubił się w dokumentach lub po prostu umknął uwadze w natłoku obowiązków. Prawidłowe postępowanie z zapomnianą fakturą kosztową jest kluczowe dla uniknięcia problemów podatkowych. W tym artykule wyjaśnię, jak właściwie zaksięgować taką fakturę, zgodnie z przepisami podatkowymi i zasadami rachunkowości.
Konsekwencje opóźnionego księgowania faktury kosztowej
Zanim przejdziemy do konkretnych kroków księgowania, warto zrozumieć potencjalne konsekwencje opóźnionego ujęcia faktury w księgach. Pominięcie faktury kosztowej wpływa na dwa kluczowe obszary:
Podatek VAT – opóźnione odliczenie VAT może skutkować koniecznością składania korekty deklaracji, a w niektórych przypadkach także zapłatą odsetek za zwłokę. Pamiętaj, że prawo do odliczenia VAT przedawnia się po upływie 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia.
Podatek dochodowy – nieujęty w odpowiednim czasie koszt może zawyżyć podstawę opodatkowania i w konsekwencji wysokość zapłaconego podatku. Korekta rozliczeń podatkowych pozwala uwzględnić pominięty koszt i odzyskać nadpłacony podatek.
Pamiętaj, że prawidłowe i terminowe księgowanie faktur kosztowych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także element optymalizacji podatkowej – każdy prawidłowo zaksięgowany koszt zmniejsza podstawę opodatkowania.
Jak zaksięgować zapomnianą fakturę kosztową – krok po kroku
Proces księgowania zapomnianej faktury kosztowej zależy przede wszystkim od tego, ile czasu upłynęło od daty wystawienia dokumentu oraz jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Poniżej przedstawiam szczegółową procedurę postępowania w najczęściej spotykanych sytuacjach.
Faktura z bieżącego roku obrotowego (przed złożeniem deklaracji)
Jeśli odnaleziona faktura dotyczy bieżącego roku obrotowego, a deklaracja VAT za okres, którego dotyczy faktura, nie została jeszcze złożona, sytuacja jest najprostsza:
- Zaksięguj fakturę w miesiącu, którego dotyczy (zgodnie z datą sprzedaży lub datą otrzymania).
- Ujmij VAT naliczony w deklaracji VAT za odpowiedni okres.
- Koszt uwzględnij w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału.
W tym przypadku nie ma konieczności składania korekt, ponieważ rozliczenia za dany okres jeszcze nie zostały zamknięte i złożone.
Faktura z bieżącego roku obrotowego (po złożeniu deklaracji)
Gdy faktura dotyczy okresu, za który złożono już deklarację VAT, ale nadal znajdujemy się w tym samym roku obrotowym:
- Zaksięguj fakturę w księgach rachunkowych zgodnie z datą sprzedaży.
- Złóż korektę deklaracji VAT za okres, którego dotyczy faktura, aby odliczyć pominięty VAT naliczony.
- Sprawdź, czy korekta nie skutkuje powstaniem zaległości podatkowej – jeśli tak, oblicz odsetki za zwłokę.
- Koszt uwzględnij w rachunku zysków i strat bieżącego roku obrotowego.
Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami, VAT naliczony można odliczyć w bieżącym okresie rozliczeniowym lub w jednym z dwóch następnych okresów, bez konieczności składania korekty. To rozwiązanie jest często wygodniejsze niż korygowanie złożonych już deklaracji.
Faktura z poprzedniego roku obrotowego
Sytuacja komplikuje się, gdy odnaleziona faktura dotyczy poprzedniego, zamkniętego już roku obrotowego:
- W przypadku pełnej księgowości, zaksięguj fakturę jako korektę bilansu otwarcia na koncie „Rozliczenie wyniku finansowego” lub bezpośrednio w koszty bieżącego okresu.
- Dla podatku VAT złóż korektę deklaracji za okres, którego dotyczy faktura (jeśli nie upłynęło 5 lat).
- Dla podatku dochodowego rozważ złożenie korekty zeznania rocznego za rok, którego dotyczy faktura, lub ujęcie kosztu w bieżącym roku podatkowym.
W przypadku księgowania faktury z poprzedniego roku, kluczowa jest analiza istotności kwoty. Jeśli kwota jest nieznaczna i nie wpływa istotnie na wynik finansowy, można ją ująć w kosztach bieżącego okresu, bez korygowania sprawozdań za ubiegły rok.
Księgowanie faktury kosztowej z opóźnieniem a VAT
Odliczenie VAT z zapomnianej faktury kosztowej podlega szczególnym regułom:
Termin na odliczenie VAT – prawo do odliczenia VAT przysługuje w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, pod warunkiem posiadania faktury. Jeśli nie odliczymy VAT w tym okresie, możemy to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
Korekta deklaracji VAT – jeśli upłynęły już trzy okresy rozliczeniowe, konieczne jest złożenie korekty deklaracji VAT za okres, w którym pierwotnie przysługiwało prawo do odliczenia.
Przedawnienie prawa do odliczenia – prawo do odliczenia VAT przedawnia się po 5 latach, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia.
Warto wiedzieć, że w przypadku faktur otrzymanych z opóźnieniem (np. dostarczonych przez kontrahenta po kilku miesiącach od sprzedaży), termin na odliczenie VAT liczy się od momentu otrzymania faktury, a nie od daty sprzedaży.
Faktura kosztowa a podatek dochodowy
W kontekście podatku dochodowego, księgowanie zapomnianej faktury kosztowej wymaga uwzględnienia kilku istotnych aspektów:
Zasada memoriału vs. zasada kasowa – w pełnej księgowości obowiązuje zasada memoriału, co oznacza, że koszt powinien być ujęty w okresie, którego dotyczy, niezależnie od daty zapłaty. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów niektóre koszty ujmuje się kasowo (po zapłacie).
Korekta zeznania rocznego – jeśli pominięta faktura istotnie wpływa na wysokość podatku dochodowego za poprzedni rok, należy rozważyć złożenie korekty zeznania rocznego. Taka korekta może skutkować zwrotem nadpłaconego podatku wraz z odsetkami.
Koszt w bieżącym okresie – alternatywnie, w niektórych przypadkach możliwe jest ujęcie kosztu z poprzedniego roku w bieżącym okresie rozliczeniowym, szczególnie gdy kwota nie jest znacząca i nie zaburza rzetelnego obrazu sytuacji finansowej firmy.
Praktyczne wskazówki i najczęstsze problemy
Na koniec kilka praktycznych porad, które pomogą uniknąć problemów przy księgowaniu zapomnianych faktur kosztowych oraz zapobiegną podobnym sytuacjom w przyszłości:
Dokumentuj moment otrzymania faktury – w przypadku kontroli skarbowej może być konieczne udowodnienie, kiedy dokładnie otrzymałeś fakturę. Warto zachować koperty, emaile lub inne dowody potwierdzające datę wpływu dokumentu. Można również wprowadzić system stemplowania faktur datą wpływu.
Analizuj istotność kwoty – jeśli kwota zapomnianej faktury jest niewielka w stosunku do obrotów firmy, często prostszym rozwiązaniem jest ujęcie jej w bieżącym okresie, bez korygowania przeszłych rozliczeń. Pamiętaj jednak, że istotność to pojęcie względne i zależne od wielkości przedsiębiorstwa.
Konsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym – w przypadku dużych kwot lub wątpliwości co do prawidłowego podejścia, warto skonsultować się ze specjalistą, który pomoże wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie i zminimalizować ryzyko podatkowe.
Wdrażaj procedury zapobiegające gubieniu faktur – aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, warto wprowadzić procedury obiegu dokumentów w firmie, takie jak:
- Centralna skrzynka email dedykowana wyłącznie fakturom
- Regularne sprawdzanie kont bankowych pod kątem niezaksięgowanych płatności
- Cyfrowy system obiegu dokumentów z automatycznym przypominaniem o niezaksięgowanych fakturach
- Cykliczne uzgadnianie rozrachunków z dostawcami
Prawidłowe zaksięgowanie zapomnianej faktury kosztowej wymaga analizy kilku czynników: czasu, jaki upłynął od wystawienia dokumentu, kwoty faktury oraz jej wpływu na rozliczenia podatkowe. Stosując się do przedstawionych wskazówek, możesz zminimalizować negatywne konsekwencje opóźnionego księgowania i zadbać o prawidłowe rozliczenie podatkowe swojej firmy. Pamiętaj, że systematyczność i dobrze zorganizowany obieg dokumentów to najlepsze sposoby na uniknięcie problemów z zagubionymi fakturami w przyszłości.