Podatek od nieruchomości nie zaczyna się od decyzji z gminy ani od przelewu na konto. Punktem wyjścia jest prawidłowo złożona informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych. Od tego, co w niej zostanie wpisane, zależy wysokość podatku, sposób jego naliczania oraz to, czy urząd w ogóle prawidłowo „widzi” daną nieruchomość w systemie. Brak lub błędy w informacji skutkują zaległością podatkową, odsetkami i koniecznością składania korekt. Poniższy przewodnik porządkuje temat: od tego, kto i kiedy musi złożyć informację, przez praktyczne przygotowanie danych, po typowe błędy i realne konsekwencje.

Czym jest informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych

Informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych to podstawowy dokument, na podstawie którego gmina ustala podatek od nieruchomości dla osób fizycznych. W różnych gminach formularz ma różne symbole (np. IN-1, IN-2, czasem inne oznaczenia lokalne), ale istota pozostaje ta sama.

Informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych – formularz składany do gminy, zawierający dane o gruntach, budynkach i budowlach należących do osoby fizycznej, służący do ustalenia wysokości podatku od nieruchomości w drodze decyzji podatkowej.

Formularz składa się zazwyczaj z części głównej (informacja IN) oraz załączników, w których szczegółowo opisuje się poszczególne grunty, budynki oraz budowle. Wspólną cechą wszystkich lokalnych wzorów jest konieczność precyzyjnego wskazania:

• jaki jest rodzaj i powierzchnia nieruchomości lub obiektu,
• do jakiego celu jest wykorzystywana (mieszkaniowo, gospodarczo, pod działalność itp.),
• od kiedy powstał lub wygasł obowiązek podatkowy.

Na podstawie informacji gmina wydaje osobie fizycznej coroczną decyzję określającą wysokość podatku i terminy płatności. Bez tej informacji urząd nie ma pełnego obrazu sytuacji podatnika – a wtedy albo nalicza za mało (ryzyko zaległości przy późniejszej kontroli), albo za dużo (konieczność odwołań i korekt).

Kto ma obowiązek złożenia informacji i kiedy

Obowiązek złożenia informacji dotyczy przede wszystkim osób fizycznych będących właścicielami, użytkownikami wieczystymi, posiadaczami samoistnymi lub posiadaczami nieruchomości Skarbu Państwa / jednostek samorządu terytorialnego. Osoby prawne oraz jednostki organizacyjne co do zasady składają zamiast informacji deklarację na podatek od nieruchomości (DN-1 lub lokalny odpowiednik), a podatek obliczają samodzielnie.

Powstanie obowiązku złożenia informacji

Najważniejsze jest powiązanie złożenia informacji z konkretnym zdarzeniem prawnym lub faktycznym. Informację składa się w związku z:

• nabyciem nieruchomości (kupno, darowizna, spadek, zamiana),
• zakończeniem budowy lub rozpoczęciem użytkowania budynku/budowli przed formalnym zakończeniem budowy,
• zmianą sposobu użytkowania (np. część mieszkania przeznaczona pod działalność gospodarczą),
• rozbiórką, sprzedażą lub utratą tytułu prawnego do nieruchomości albo jej części.

Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych przewiduje standardowy termin: informacje (oraz ich zmiany) składa się w ciągu 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego albo mających wpływ na jego wysokość. W praktyce liczy się 14 dni m.in. od dnia podpisania aktu notarialnego nabycia nieruchomości lub od dnia rozpoczęcia faktycznego użytkowania budynku.

Wygaśnięcie obowiązku i aktualizacje

Ten sam 14-dniowy termin dotyczy sytuacji, w których obowiązek podatkowy wygasa lub ulega zmianie. Dotyczy to sprzedaży nieruchomości, darowizny, zniesienia współwłasności czy zmiany przeznaczenia budynku z użytkowego na mieszkalny (lub odwrotnie). Brak aktualizacji informacji skutkuje tym, że gmina nadal nalicza podatek, jakby nic się nie zmieniło, co później rodzi konieczność żmudnego prostowania decyzji i składania wniosków o stwierdzenie nadpłaty.

Ważne jest rozróżnienie:

Jeżeli dana gmina wprowadziła własne formularze, informacja zwykle ma dwie wersje: pierwotną (składaną przy pierwszym zgłoszeniu nieruchomości) oraz korektę (składaną przy zmianach). Na formularzu zawsze trzeba zaznaczyć, czy jest to „informacja”, czy „korekta informacji” oraz od jakiej daty dana zmiana obowiązuje.

Jak wygląda formularz i jakie dane trzeba podać

Choć wzory formularzy są uchwalane przez rady gmin i mogą się różnić graficznie, ich logika jest bardzo podobna. Typowa informacja składa się z części identyfikacyjnej oraz z załączników dotyczących poszczególnych rodzajów przedmiotów opodatkowania.

Dane identyfikacyjne i tytuł prawny

W pierwszej części formularza podaje się:

Po pierwsze, dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, ewentualnie NIP, a także dane współwłaścicieli. Współwłaściciele mogą złożyć jedną wspólną informację obejmującą całą nieruchomość, ale wówczas wszyscy powinni być w niej wskazani. Gmina i tak rozdzieli podatek proporcjonalnie (co do zasady) do udziałów w nieruchomości.

Po drugie, informacje o tytule prawnym do nieruchomości: czy jest to własność, współwłasność, użytkowanie wieczyste, posiadanie samoistne lub posiadanie nieruchomości publicznej. Do informacji zazwyczaj nie trzeba załączać aktu notarialnego, ale warto mieć go pod ręką, ponieważ znajdują się tam kluczowe dane: oznaczenie działki, udział, adres, sposób korzystania.

Trzecim elementem jest zaznaczenie rodzaju składanej informacji (pierwotna czy korekta), daty powstania obowiązku podatkowego oraz wskazanie, jakiego roku podatkowego dotyczą dane z formularza. W przypadku pierwszego zgłoszenia po nabyciu nieruchomości rzadko pojawiają się problemy, więcej błędów pojawia się przy późniejszych zmianach lub korektach.

Dane o gruntach, budynkach i budowlach

Kluczową częścią informacji są załączniki, zwykle rozdzielone na trzy bloki:

Grunty – wpisuje się tu m.in. grunty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, grunty pod jeziorami, pozostałe grunty, użytki rolne wyłączone z produkcji rolnej, a czasem także tereny rekreacyjno-wypoczynkowe. Wymagana jest powierzchnia w m² lub ha (w zależności od rubryki), oznaczenie działki (numer ewidencyjny, obręb), sposób użytkowania i rodzaj użytku według ewidencji gruntów.

Budynki – w tej części wykazuje się budynki mieszkalne, budynki związane z działalnością gospodarczą, budynki letniskowe, garaże oraz inne kategorie, które dana gmina wyszczególnia. Kluczowe jest wskazanie powierzchni użytkowej w m², a także przeznaczenia (mieszkaniowe, gospodarcze, pod działalność). Problemy praktyczne pojawiają się, gdy część budynku jest wykorzystywana na działalność (biuro, gabinet, magazyn); wtedy powierzchnię trzeba rozdzielić na część opodatkowaną stawką „prywatną” i „firmową”.

Budowle – dotyczą głównie obiektów związanych z działalnością gospodarczą: stacji paliw, linii energetycznych, zbiorników, parkingów, ramp, silosów itp. Podatek liczony jest w tym przypadku od wartości budowli, a nie jej powierzchni. Osoby fizyczne rzadko posiadają budowle w rozumieniu podatkowym bez prowadzenia działalności, ale nie jest to wykluczone (np. część infrastruktury technicznej na dużej prywatnej działce).

Przygotowanie danych: powierzchnia, przeznaczenie, dokumenty

Najwięcej wątpliwości w praktyce dotyczy tego, jak prawidłowo ustalić powierzchnię i przeznaczenie nieruchomości do celów podatkowych. Warto uporządkować to przed wypełnieniem formularza, zamiast dopisywać informacje „na oko”.

Powierzchnia gruntów powinna wynikać z ewidencji gruntów i budynków prowadzonej przez starostwo. Dane z aktu notarialnego zazwyczaj są z nią zgodne, ale przy starszych nieruchomościach bywa różnie. W razie rozbieżności trzeba kierować się danymi z ewidencji, a nie z dawnego aktu. W praktyce pomocny bywa wydruk z portalu mapowego powiatu lub wypis z rejestru gruntów.

Powierzchnia użytkowa budynków to nie to samo co powierzchnia całkowita czy zabudowy. Ustawa odsyła do definicji z prawa budowlanego: chodzi o powierzchnię mierzoną po wewnętrznej długości ścian na wszystkich kondygnacjach (zwykle też poddasza użytkowego), z pewnymi wyłączeniami (np. wnęki na instalacje). Praktycznie oznacza to konieczność oparcia się na projekcie budowlanym, inwentaryzacji lub – przy braku dokumentacji – na dokładnym pomiarze.

Istotne jest także określenie przeznaczenia poszczególnych części budynku. Np. dom jednorodzinny, w którym jeden pokój jest biurem firmy, w podatku od nieruchomości nie jest w całości budynkiem mieszkalnym. Pojawia się część opodatkowana jak „pod działalność gospodarczą”, zwykle ze znacznie wyższą stawką. Dlatego wskazane jest wyodrębnienie tej powierzchni w metrach kwadratowych i wpisanie do odpowiedniej rubryki w załączniku.

Przed wizytą w urzędzie lub wypełnieniem formularza on-line dobrze przygotować:

Akt notarialny (lub postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku), wypis i wyrys z rejestru gruntów (jeśli dane z aktu są niejasne), projekt budowlany albo inwentaryzację (przy nowych budynkach), decyzję o pozwoleniu na użytkowanie lub zawiadomienie o zakończeniu budowy wraz z datą. Im lepiej zebrana dokumentacja, tym mniejsze ryzyko błędów w powierzchni i przeznaczeniu.

Najczęstsze błędy i ich konsekwencje

Informacja o nieruchomościach wydaje się prostym formularzem, ale w praktyce popełniane są te same błędy, które później kończą się decyzjami korygującymi, odsetkami i niepotrzebną korespondencją z urzędem.

Jednym z typowych błędów jest niezłożenie informacji w terminie po nabyciu nieruchomości. Często zakłada się, że „notariusz wszystko zgłosi”. Notariusz co prawda przekazuje wypisy aktu, ale nie składa za podatnika informacji podatkowej. Gmina może więc po kilku latach wszcząć postępowanie, naliczyć podatek wstecznie (w granicach okresu przedawnienia) oraz odsetki za zwłokę.

Druga kategoria błędów to nieprawidłowa powierzchnia – zaniżanie lub zawyżanie. Zaniżenie powoduje zaległość podatkową, zawyżenie – nadpłatę, którą można odzyskać, ale wymaga to złożenia korekty i wniosku o stwierdzenie nadpłaty. Problemy pojawiają się głównie przy poddaszach, garażach w bryle budynku, pomieszczeniach gospodarczych oraz przy częściowym użytkowaniu lokalu na działalność gospodarczą.

Trzeci częsty błąd to brak aktualizacji przy zmianie przeznaczenia. Przykład: zarejestrowanie działalności w mieszkaniu, wynajęcie części domu na biuro, adaptacja garażu na lokal usługowy lub odwrotnie – wycofanie części nieruchomości z działalności. Podatek od nieruchomości nie „widzi” wpisu w CEIDG, tylko dane z informacji złożonej do gminy. Bez jej aktualizacji gmina nadal opodatkowuje budynek tak, jak przed zmianą.

Wreszcie, częstym źródłem problemów jest brak rozróżnienia kompetencji między osobą fizyczną a firmą. Ta sama osoba, która jest osobą fizyczną posiadającą dom, może prowadzić działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. Wtedy pojawia się z jednej strony informacja (jako osoba fizyczna), a z drugiej deklaracja DN-1 (jako spółka, gdy to spółka jest właścicielem lub użytkownikiem nieruchomości). Błędne „mieszanie” tych ról skutkuje wezwaniami z urzędu i koniecznością wyjaśnień.

Informacja w praktyce: osoby fizyczne a podmioty prowadzące działalność

W praktyce wiele wątpliwości wynika z tego, że podatek od nieruchomości działa inaczej dla osób fizycznych, a inaczej dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych. Informacja o nieruchomościach jest narzędziem używanym głównie w relacji gmina – osoba fizyczna.

Osoba fizyczna, która posiada dom, mieszkanie, działkę czy garaż, składa informację o nieruchomościach raz przy zaistnieniu zdarzenia (nabyciu, zakończeniu budowy, zmianie przeznaczenia) i następnie tylko przy zmianach. Na tej podstawie gmina co roku wysyła decyzję podatkową, w której określa kwotę do zapłaty i terminy rat. Osoba fizyczna nie składa corocznie deklaracji – robi to tylko przy zmianach stanu faktycznego.

Podmioty prowadzące działalność gospodarczą w formie spółek prawa handlowego, fundacji, stowarzyszeń czy innych jednostek organizacyjnych, zamiast informacji składają deklarację na podatek od nieruchomości. W deklaracji samodzielnie oblicza się należny podatek, a gmina zasadniczo nie wydaje corocznej decyzji – deklaracja pełni rolę zarówno zgłoszenia, jak i samoobliczenia. Korekty pojawiają się wtedy, gdy zmienia się stan nieruchomości lub zostanie zauważony błąd w poprzednio złożonej deklaracji.

Szczególnym przypadkiem są osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. W podatku od nieruchomości dalej występują one jako osoby fizyczne (nie jako odrębny podmiot), ale sposób wykazania nieruchomości używanych w działalności musi to uwzględniać – powierzchnia „firmowa” trafia do innych rubryk i jest opodatkowana inną stawką. Nie ma więc drugiej, odrębnej deklaracji DN-1 – wszystko odbywa się w ramach tej samej informacji, tylko z odpowiednim rozróżnieniem pól.

W praktyce najrozsądniejsze jest podejście, w którym każda nowa nieruchomość, każda istotna zmiana w jej wykorzystaniu oraz każdy problem z interpretacją powierzchni czy przeznaczenia jest od razu przekładany na prawidłowo wypełnioną informację lub korektę. Pozwala to uniknąć narastających przez lata rozbieżności między stanem faktycznym a „obrazem w papierach”, który gmina wykorzystuje do naliczania podatku od nieruchomości.