W wielu firmach najważniejsza decyzja dotycząca płynności zapada jeszcze przed sprzedażą. Trzeba zamówić towar, surowce albo usługę podwykonawcy, chociaż pieniądze od odbiorców wpłyną później. W takiej sytuacji warto rozdzielić finansowanie należności od finansowania zobowiązań — bo choć oba rozwiązania dotyczą faktur, działają inaczej.

Dlaczego terminy płatności potrafią blokować zakupy?

Wyobraźmy sobie producenta, który otrzymał atrakcyjne zamówienie od stałego kontrahenta. Aby je zrealizować, potrzebuje materiałów o wartości 100 tys. zł. Dostawca oczekuje szybkiego rozliczenia, ale odbiorca gotowego produktu zapłaci dopiero po 60 dniach od dostawy. Firma może mieć opłacalne zamówienie i jednocześnie nie dysponować wystarczającą gotówką na zakupy.

Problem nie wynika więc wyłącznie z opóźnień płatniczych. Czasem wszystkie strony płacą terminowo, ale terminy wpływów i wydatków nie pasują do siebie. W takich przypadkach najpierw trzeba wskazać, która część obiegu pieniądza wymaga finansowania.

Faktoring klasyczny i odwrócony: nie są tym samym

W klasycznym faktoringu punktem wyjścia jest sprzedaż. Przedsiębiorca wykonał usługę lub dostarczył towar, wystawił fakturę z odroczonym terminem płatności i chce wcześniej uzyskać część należnych pieniędzy.

Natomiast faktoring odwrotny dotyczy strony zakupowej. W takim modelu instytucja finansująca opłaca zaakceptowane zobowiązanie wobec dostawcy zgodnie z ustalonym mechanizmem, a przedsiębiorca rozlicza się z finansującym w późniejszym terminie. Nie należy więc utożsamiać go z finansowaniem własnych faktur sprzedażowych.

Kiedy finansowanie zakupów może być użyteczne?

Gdy dostawca oczekuje szybkiej płatności

Wcześniejsze uregulowanie zobowiązania może ułatwić zachowanie ciągłości dostaw, szczególnie gdy firma kupuje surowce regularnie i nie może pozwolić sobie na przestój produkcji. W pewnych relacjach handlowych terminowa zapłata może też wzmocnić pozycję negocjacyjną przedsiębiorcy.

Gdy przychody są sezonowe

Przed sezonem przedsiębiorstwo często kupuje więcej towaru lub materiałów niż zwykle, zanim sprzedaż przyniesie gotówkę. Finansowanie zakupów może pomóc rozłożyć w czasie obciążenia gotówkowe, ale powinno być zestawione z realnym harmonogramem wpływów.

Gdy firma chce uporządkować płatności wobec dostawców

Jednym z powodów sięgania po instrumenty finansowania zobowiązań jest chęć ograniczenia przypadkowych opóźnień i ułatwienia planowania wydatków. Nie zwalnia to jednak z bieżącej kontroli kosztów ani oceny, czy zakupy są ekonomicznie uzasadnione.

Modelowy przykład: zakup materiałów za 100 tys. zł

Producent kupuje materiały za 100 tys. zł, a termin zapłaty sprzedawcy przypada przed planowanym wpływem środków ze sprzedaży wyrobów. Jeśli spełnia warunki finansowania, zaakceptowane zobowiązanie wobec dostawcy może zostać opłacone przez finansującego, a producent rozliczy się z nim później, na zasadach określonych w umowie.

Nie oznacza to, że firma zyskuje dodatkowy przychód albo że koszt transakcji znika. Zmienia się przede wszystkim rozkład płatności w czasie. Za usługę może być należna prowizja lub inne wynagrodzenie, dlatego porównanie musi uwzględniać pełny koszt i datę ostatecznego rozliczenia. Powyższy przykład wyjaśnia mechanizm, nie stanowi oferty.

Co z księgowaniem i podatkami?

Sposób prezentacji rozliczeń zależy od konstrukcji umowy, stron transakcji i stosowanych zasad rachunkowości. W szczególności nie należy automatycznie zakładać, że przesunięcie terminu zapłaty zmienia datę powstania obowiązku podatkowego, prawo do odliczenia VAT czy termin rozpoznania kosztu. Każdą taką kwestię trzeba ocenić według właściwych przepisów i dokumentów.

Dobrą praktyką jest przekazanie księgowości umowy finansowania, harmonogramu płatności oraz informacji o tym, kto i w jaki sposób uregulował zobowiązanie dostawcy. Pozwala to uniknąć mylenia ekonomicznego finansowania zakupu z technicznym przepływem pieniędzy.

Pięć pytań, które warto zadać przed decyzją

• Które zobowiązania i którzy dostawcy mogą zostać objęci finansowaniem?
• Jakie są wymagania wobec przedsiębiorstwa i jakie dokumenty trzeba przedstawić?
• Ile wynosi całkowity koszt wraz z opłatami dodatkowymi i za jaki okres jest naliczany?
• Czy harmonogram spłaty odpowiada realnym wpływom z działalności?
• Jak transakcja zostanie udokumentowana i zaksięgowana w konkretnej firmie?

Nie finansuj automatycznie każdego zakupu

Zewnętrzne finansowanie może być użyteczne, gdy poprawia organizację płatności i pozwala wykonać rentowne zamówienia. Nie powinno natomiast zastępować decyzji o ograniczeniu nadmiernych zapasów, nierentownych produktów czy zakupów bez potwierdzonego popytu. Długie terminy płatności warto analizować po obu stronach bilansu — zarówno w należnościach, jak i zobowiązaniach.

Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest dopasowanie instrumentu do rodzaju luki. Gdy pieniądze są zamrożone w fakturach sprzedażowych, potrzebne może być finansowanie należności. Gdy kluczowa jest zapłata dostawcy przed uzyskaniem wpływów od odbiorców, warto przyjrzeć się rozwiązaniom finansującym zakupy.