Nota korygująca to dokument, który służy do poprawiania błędów formalnych w fakturze bez zmiany kwot czy przedmiotu transakcji. Wystawia ją nabywca (odbiorca faktury), gdy zauważy nieprawidłowości w otrzymanym dokumencie.

Zgodnie z przepisami, nota korygująca może być stosowana wyłącznie do poprawiania pomyłek dotyczących: nazwy sprzedawcy lub nabywcy, adresu, numeru identyfikacji podatkowej, numeru faktury, daty wystawienia oraz innych danych, które nie wpływają na wysokość kwoty podatku. Jeśli błąd dotyczy wartości, stawki VAT czy ilości towarów, konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Nota korygująca powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy noty (nabywcy), drugi dla wystawcy faktury (sprzedawcy). Dokument ten nie wymaga podpisu ani akceptacji sprzedawcy, choć w praktyce często stosuje się potwierdzenie odbioru noty przez sprzedawcę dla celów dowodowych.

Poniżej przedstawiamy wzór noty korygującej, który możesz dostosować do swoich potrzeb i pobrać w formacie PDF.

Kiedy stosować notę korygującą?

Nota korygująca to dokument, który ma ściśle określone zastosowanie w obrocie gospodarczym. Możemy jej użyć wyłącznie w przypadku błędów formalnych, które nie wpływają na wartość transakcji. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nota korygująca może być stosowana do poprawiania pomyłek w następujących elementach faktury:

• Nazwa lub adres sprzedawcy
• Nazwa lub adres nabywcy
• Numer identyfikacji podatkowej (NIP)
• Numer faktury
• Data wystawienia faktury
• Inne dane formalne, które nie wpływają na wysokość kwoty podatku

Nie można używać noty korygującej do poprawiania błędów w: stawkach VAT, wartościach netto, brutto, kwocie podatku, ilości towarów czy opisie usługi. W takich przypadkach konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

Kto wystawia notę korygującą?

Ważną cechą noty korygującej jest to, że wystawia ją nabywca (odbiorca faktury), a nie sprzedawca. Jest to istotna różnica w porównaniu z fakturą korygującą, którą zawsze wystawia sprzedawca. Dzięki temu mechanizmowi nabywca może szybko skorygować błędy formalne bez konieczności oczekiwania na działanie ze strony sprzedawcy.

Wymogi formalne noty korygującej

Prawidłowo sporządzona nota korygująca powinna zawierać:

• Numer kolejny oraz datę jej wystawienia
• Dane identyfikacyjne nabywcy i sprzedawcy (nazwy, adresy, NIP)
• Numer faktury, do której wystawiana jest nota
• Datę wystawienia faktury, do której wystawiana jest nota
• Wyraźne wskazanie treści korygowanej informacji (co było błędne i jaka jest poprawna wartość)
• Podpis wystawcy noty korygującej

Chociaż przepisy nie wymagają potwierdzenia odbioru noty przez sprzedawcę, warto zadbać o takie potwierdzenie dla celów dowodowych, szczególnie w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. Potwierdzenie to może mieć formę podpisu na kopii noty lub potwierdzenia elektronicznego, jeśli nota została przesłana drogą elektroniczną.

Nota korygująca w różnych formatach

Obecnie możemy korzystać z różnych form noty korygującej, dostosowanych do potrzeb przedsiębiorcy:

• Nota korygująca w formie papierowej – tradycyjny dokument drukowany, wciąż powszechnie stosowany w mniejszych firmach
• Nota korygująca w formacie PDF – elektroniczna wersja dokumentu, łatwa do przesłania e-mailem i archiwizacji
• Nota korygująca online – wystawiana poprzez programy księgowe lub fakturowe, często z możliwością automatycznego powiązania z korygowaną fakturą
• Nota korygująca w Excel lub Word – przygotowana w popularnych programach biurowych, dająca dużą elastyczność w dostosowaniu formatu

Bez względu na format, najważniejsze jest zachowanie wszystkich wymaganych elementów dokumentu oraz przestrzeganie zasad dotyczących jego stosowania. Pamiętaj, że nota korygująca to dokument księgowy, który podlega archiwizacji przez okres wymagany przepisami podatkowymi (zazwyczaj 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Najczęstsze błędy przy wystawianiu not korygujących

Podstawowym błędem jest próba korygowania za pomocą noty elementów, które wpływają na wartość podatku. Jeśli na fakturze widnieje błędna stawka VAT lub nieprawidłowa kwota – konieczna jest faktura korygująca, a nie nota korygująca. Pamiętaj, że nota korygująca służy wyłącznie do poprawiania błędów formalnych.

Innym częstym problemem jest nieprawidłowe określenie stron transakcji – to nabywca, a nie sprzedawca, powinien wystawiać notę korygującą. Wielu przedsiębiorców myli się również co do liczby egzemplarzy – nota powinna być sporządzona w dwóch kopiach, po jednej dla każdej ze stron.

Warto również pamiętać, że nota korygująca nie wymaga akceptacji sprzedawcy, aby być ważnym dokumentem księgowym. Potwierdzenie odbioru przez sprzedawcę jest jednak dobrą praktyką, zabezpieczającą interesy nabywcy w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych.