Musisz dobrze rozumieć, na czym polega franczyza, zanim podpiszesz pierwszą umowę i zarejestrujesz się do VAT. W przeciwnym razie łatwo wejść w model, który księgowo i podatkowo szybko zacznie ciążyć. Franczyza to nie tylko logo i gotowy pomysł na biznes, ale konkretny system prawny, finansowy i podatkowy, który będzie wpływał na każdy wystawiony paragon i każdą fakturę. Warto uporządkować podstawy: kto za co odpowiada, jak wyglądają rozliczenia z franczyzodawcą, kiedy powstaje obowiązek VAT i jakie koszty można realnie odliczyć. Poniżej krok po kroku omówione są najważniejsze elementy współpracy franczyzowej z naciskiem na podatek VAT i praktykę prowadzenia firmy w sieci.

Czym jest franczyza w praktyce, a nie w folderach reklamowych

Franczyza to model współpracy między dwoma niezależnymi podmiotami: franczyzodawcą (właścicielem marki, know-how) i franczyzobiorcą (przedsiębiorcą prowadzącym punkt). Nie ma tu stosunku pracy, tylko relacja biznesowa uregulowana umową.

W praktyce franczyzobiorca prowadzi działalność na własny rachunek i ryzyko, ale w ramach ściśle określonych zasad – wygląd lokalu, procedury, dostawcy, ceny, komunikacja marketingowa są w różnym stopniu narzucone przez sieć. W zamian franczyzodawca udostępnia markę, system działania, często oprogramowanie, szkolenia, a także centralne zakupy.

Kluczowe z punktu widzenia podatków: franczyzobiorca pozostaje samodzielnym przedsiębiorcą. Ma własny NIP, sam składa deklaracje VAT, rozlicza pracowników i odpowiada za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem, chyba że działa w formie spółki kapitałowej.

Umowa franczyzowa i główne opłaty – na co patrzeć pod kątem VAT

Umowa franczyzowa nie jest osobno uregulowana w kodeksie, ale zazwyczaj łączy elementy licencji, najmu, usług doradczych i współpracy handlowej. To właśnie struktura opłat z umowy decyduje o tym, jak będą wyglądały rozliczenia VAT.

Najczęściej pojawiają się:

  • opłata wstępna – za przystąpienie do sieci i możliwość korzystania z systemu,
  • opłata bieżąca (royalty) – zwykle procent od obrotu lub stała kwota miesięczna,
  • opłaty marketingowe – na centralny fundusz reklamowy,
  • marża na towarze – gdy franczyzodawca jest też głównym dostawcą towaru lub usług.

Wszystkie te opłaty są na ogół usługami opodatkowanymi VAT po stronie franczyzodawcy. To oznacza, że franczyzobiorca otrzymuje faktury i – co do zasady – ma prawo do odliczenia VAT naliczonego, o ile jest czynnym podatnikiem VAT i używa tych usług do sprzedaży opodatkowanej.

Warto dokładnie policzyć, jak opłaty z umowy „przechodzą” przez firmę: netto, VAT, oraz realne możliwości odliczenia, jeśli obrót obejmuje również usługi zwolnione (np. niektóre usługi medyczne czy edukacyjne).

Franczyza nie znosi odpowiedzialności za podatki. Franczyzobiorca odpowiada za swój VAT, ZUS i PIT/CIT niezależnie od tego, jak mocno sieć steruje jego biznesem operacyjnie.

Franczyza a VAT – kto jest podatnikiem i za jaką sprzedaż

Początkujący franczyzobiorcy często zakładają, że „VAT-em zajmuje się centrala”. W praktyce wygląda to inaczej.

Podatnikiem VAT jest ten podmiot, który wykonuje sprzedaż na rzecz klienta końcowego. Jeśli to franczyzobiorca wystawia paragony/faktury na swój NIP, to on rozlicza VAT od tej sprzedaży, niezależnie od tego, że korzysta z cudzej marki i systemu kasowego.

Franczyzodawca jest natomiast podatnikiem VAT od:

  • opłat franczyzowych (wstępnych i bieżących),
  • opłat marketingowych,
  • dostaw towarów (jeśli sprzedaje towar do punktów franczyzowych),
  • dodatkowych usług (szkolenia, IT, serwis, wsparcie księgowe).

Wyjątkiem są specyficzne modele, gdzie sprzedaż formalnie prowadzi franczyzodawca (np. system agencyjny, konsygnacja). Wtedy franczyzobiorca jest wynagradzany prowizją, a VAT od sprzedaży rozlicza centrala. To jednak inny model niż klasyczna franczyza.

Rozliczenia VAT między franczyzodawcą a franczyzobiorcą

Mechanizm jest podobny bez względu na branżę. Franczyzodawca świadczy usługi na rzecz franczyzobiorcy, a franczyzobiorca – płacąc opłaty – otrzymuje faktury, które trafiają do rejestru zakupów VAT.

Opłata wstępna jest zwykle jednorazową usługą. Faktura za nią podlega standardowej stawce VAT (obecnie najczęściej 23%). VAT od tej opłaty można jednorazowo odliczyć, o ile działalność będzie opodatkowana. Dla nowych firm to często spory zastrzyk podatku naliczonego do skompensowania w pierwszych deklaracjach.

Opłaty bieżące (np. 5% obrotu) to z kolei usługa ciągła. Tutaj istotne jest, w jakich terminach są wystawiane faktury – miesięcznie, kwartalnie, na podstawie raportu ze sprzedaży. Obowiązek podatkowy u franczyzodawcy i prawo do odliczenia u franczyzobiorcy powstają zgodnie z datą wykonania usługi/okresem rozliczeniowym, chyba że umowa przewiduje zaliczki.

Opłaty marketingowe bywają problematyczne. Część sieci traktuje je jako odrębną usługę marketingową, część jako element ogólnej usługi franczyzy. Z punktu widzenia franczyzobiorcy istotne jest, by na fakturze jasno wynikał rodzaj usługi i kwota VAT – wtedy łatwiej bronić prawa do odliczenia w razie kontroli.

Jeśli franczyzodawca sprzedaje też towar (np. własną markę produktów), wystawia standardowe faktury sprzedaży towarów. Wtedy franczyzobiorca ma dwa rodzaje „faktur z centrali”: za usługi franczyzy i za towar do dalszej odsprzedaży. Wszystko trafia do zakupów VAT, ale w księgowości warto te dwie grupy rozdzielać dla przejrzystości.

VAT przy zakupach towarów i usług w sieci franczyzowej

Franczyza często narzuca listę dostawców: towar jest kupowany wyłącznie z centrali lub od zatwierdzonych kontrahentów. Z punktu widzenia VAT ma to plusy i minusy.

Plus: duże sieci współpracują z ujednoliconym systemem fakturowania. Dane do JPK_VAT zwykle są kompletne, stawki VAT dopasowane, a faktury opisane w sposób umożliwiający szybszą obsługę księgową. To zmniejsza ryzyko błędów technicznych.

Minus: franczyzobiorca bywa zamknięty na tańszych lokalnych dostawców, którzy mogliby oferować towary lub usługi z taką samą stawką VAT, ale niższą ceną netto. Nawet jeśli VAT się odliczy, koszt netto może być wyższy, a to ostatecznie liczy się w rachunku zysków.

Warto zwracać uwagę na to, czy wśród zakupów pojawiają się pozycje z VAT niepodlegającym odliczeniu (np. noclegi, usługi gastronomiczne na rzecz przedsiębiorcy, reprezentacja). W modelu franczyzowym takie wydatki mogą być „przemycane” w pakietach usług, dlatego dokładny opis faktury jest tu kluczowy.

Dodatkowo, jeśli franczyzobiorca prowadzi też działalność mieszaną (np. część usług zwolnionych z VAT), może być zmuszony do stosowania proporcji VAT lub prewspółczynnika. Wtedy odliczenie podatku naliczonego z faktur od franczyzodawcy będzie ograniczone, co zmienia opłacalność całego modelu.

Krok po kroku: wejście we franczyzę z perspektywy podatków

Wejście do sieci franczyzowej to nie tylko podpis umowy i szkolenie. Pod kątem podatkowym warto ułożyć konkretne kroki, najlepiej jeszcze przed uruchomieniem punktu.

Rejestracja do VAT i formalności startowe

Punkt pierwszy to decyzja, czy działalność w ramach franczyzy będzie od początku czynnym podatnikiem VAT. W większości przypadków odpowiedź jest twierdząca, bo:

  • obrót szybko przekracza limit zwolnienia podmiotowego (obecnie 200 000 zł rocznie),
  • sieci franczyzowe przeważnie zakładają sprzedaż opodatkowaną,
  • bez VAT nie da się odliczyć podatku z opłat licencyjnych, towarów i usług centrali.

Formularz VAT-R składa się przed rozpoczęciem sprzedaży. Warto to zrobić z wyprzedzeniem, bo w niektórych branżach (np. gastronomia, sprzedaż alkoholu) i tak wymagane są dodatkowe pozwolenia, a fiskus może wnikliwiej sprawdzać nowe podmioty.

Kolejny krok to rejestracja kasy fiskalnej (w wielu franczyzach jest to już kasa online zintegrowana z systemem centrali). Tutaj konieczne jest dopilnowanie, żeby:

– paragony były wystawiane na prawidłowy NIP i dane firmy franczyzobiorcy,
– stawki VAT na kasie były spójne z tym, co wynika z umowy i polityki sieci, ale też z przepisów.

Sieć zwykle dostarcza gotową konfigurację, ale odpowiedzialność za poprawność stawek VAT i raportów z kasy ponosi formalnie franczyzobiorca jako podatnik.

Na etapie startu trzeba też:

  • ustalić z księgowym sposób ewidencjonowania opłat franczyzowych i zakupów z centrali,
  • zweryfikować, czy w modelu działalności nie pojawiają się sprzedaże zwolnione (to ma wpływ na prawo do odliczenia VAT),
  • sprawdzić, jak sieć rozlicza promocje, rabaty i zwroty – to też wpływa na VAT.

Typowe błędy podatkowe we franczyzie

W modelu franczyzowym powtarzają się pewne schematy, które później kończą się korektami JPK_VAT i dodatkowymi odsetkami.

Po pierwsze – bezrefleksyjne przyjmowanie stawek VAT z systemu sieci. Nawet jeśli centrala stara się wszystko ustawić poprawnie, ostatecznie to franczyzobiorca podpisuje deklarację VAT-7. W razie zmiany przepisów lub interpretacji to on mierzy się z korektami.

Po drugie – błędne rozliczanie opłat marketingowych. Zdarza się, że sieć wystawia faktury z opisem, który sugeruje usługę marketingową, ale realnie są to koszty ogólne działalności franczyzodawcy. Przy kontroli fiskus może zakwestionować prawo do odliczenia części VAT, jeśli nie ma realnego związku z działalnością opodatkowaną franczyzobiorcy.

Po trzecie – pomijanie w ewidencji VAT części bonusów, rabatów retrospektywnych czy dopłat z centrali. Jeśli franczyzodawca wypłaca premie obrotowe, udziela rabatów po zakończeniu okresu rozliczeniowego lub refakturuje koszty, często wymagają one korekty podstawy opodatkowania po stronie franczyzobiorcy.

Po czwarte – zbyt późna rejestracja do VAT w sytuacji szybkiego wzrostu obrotu. W franczyzie przyrost przychodów bywa gwałtowny, a limit 200 000 zł można przekroczyć już po kilku miesiącach. Brak terminowej rejestracji oznacza obowiązek zapłaty VAT od sprzedaży, która była wystawiana „bez VAT”, zwykle już z własnej kieszeni.

Czy franczyza się opłaca podatkowo – perspektywa VAT

Franczyza sama w sobie nie jest ani „lepsza”, ani „gorsza” podatkowo niż własna marka. Kluczowe są szczegóły umowy i model operacyjny.

Z perspektywy VAT na plus działa to, że:

  • większość wydatków (opłaty franczyzowe, zakupy z centrali) daje pełne prawo do odliczenia VAT,
  • sieci zwykle pilnują, aby sprzedaż była opodatkowana właściwymi stawkami, co redukuje ryzyko oczywistych błędów,
  • centralne systemy sprzedaży ułatwiają generowanie danych do JPK_VAT.

Na minus można zaliczyć:

  • ograniczoną elastyczność w doborze dostawców (często droższe netto, choć z tym samym VAT),
  • ryzyko „hurtowych” błędów w stawkach VAT, które jednocześnie dotkną wielu franczyzobiorców,
  • skomplikowane rozliczenia rabatów, premii i opłat dodatkowych, które wymagają większej czujności księgowej.

Z punktu widzenia początkującego przedsiębiorcy franczyza bywa wygodna, bo narzuca pewien porządek dokumentów i rozliczeń. Jednak odpowiedzialność za VAT pozostaje po stronie franczyzobiorcy, a podpis pod deklaracją składa on, nie centrala. Dlatego przed wejściem do sieci warto przeanalizować nie tylko potencjalne przychody, ale też schematy fakturowania i wpływ całego modelu na miesięczne rozliczenia VAT.